Làm thế nào để tổ chức sự kiện online như webinar thành công, và mang lại doanh số bán hàng cao cho công ty? Sau đây, ADD Event sẽ chia sẻ các bước cơ bản để tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến hiệu quả.
Tổ chức sự kiện online, hội thảo trực tuyến webinar là gì?
Hội nghị trực tuyến, còn được gọi với các tên gọi khác: hội nghị truyền hình, họp trực tuyến, video conference. Họp trực tuyến là một trong những ứng dụng công nghệ thành công trong thực tế và tiết kiệm được nhiều của cải cho xã hội và. Loại hình meeting này giúp kết nối được các đơn vị cách xa về mặt địa lý. Đây được xem là một hình thức gọi video call cao cấp và chuyên nghiệp.
Tổ chức các sự kiện online như hội nghị trực tuyến là không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời buổi ngày nay. Hình thức hội thảo trực tuyến sẽ giúp các doanh nghiệp, giải quyết được vấn để, kết nối và quản lý hiệu quả một cách nhanh chóng, dễ dàng. Đồng thời giúp tiết kiệm nhiều chi phí và tăng sự tương tác với các đối tác, khách hàng.
Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến webinar
1. Xác định mục tiêu tổ chức
Trước tiên, đơn vị cần xác định mục đích của hội thảo là gì. Đó là để chia sẻ kiến thức, quảng bá sản phẩm hay đào tạo? Hơn nữa, hãy xác định loại hình sự kiện mà bạn muốn tổ chức, là sự kiện miễn phí hay thu phí, phát public hay private (riêng tư)?
2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện online
Hãy lựa chọn thời gian tổ chức phù hợp với đội tượng tham dự kiện và thời lượng sự kiện phổ biến sẽ là 60 – 90 phút.
Chủ đề sự kiện cần thể hiện được rõ nội dung, lợi ích mang lại cho người tham dự. Các diễn giả nổi tiếng hoặc có tầm ảnh hưởng sẽ giúp thu hút số lượng lớn người tham gia.
Nội dung sự kiện sẽ được diễn giả trình bày đi kèm với slide thuyết trình, vì thế, hãy thiết kế slide thật đẹp, thu hút, sử dụng nhiều hình ảnh, video mình hoạ ấn tượng. Có thể tham khảo các ứng dụng thiết kế slide chuyên nghiệp như: envato, prezi…
Lựa chọn kênh phát trực tiếp: Facebook, Youtube, Zoom… Phần tương tác cùng khán giả có thể sử dụng Sli.do để đặt câu hỏi, Kahoot để tạo trắc nghiệm, thăm dò ý kiến…
3. Truyền thông cho sự kiện
Để truyền thông cho sự kiện hybrid, bạn có thể gửi thư mời (với sự kiện private), tạo landing page để đăng ký hoặc bán vé (với sự kiện public). Nếu tổ chức sự kiện online public hãy truyền thông thật sớm tới đối tượng tham dự thông qua Email Marketing, Facebook ads, báo chí, KOLs (người có tầm ảnh hưởng)…
4. Set up trường quay, ghi hình & phát sự kiện trực tuyến
Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại nhà, công ty hay chuyên nghiệp hơn nữa là trường quay. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh chuyên nghiệp thay vì dựng bối cảnh vật lý.
Ngoài ra, bạn cần test kỹ các yếu tố kỹ thuật như: đường truyền internet, máy quay, phông nền, hệ thống… để đảm bảo mọi thứ trơn tru trong quá trình diễn ra sự kiện.
Các hình thức tổ chức sự kiện online phổ biến
Có 3 hình thức hội thảo trực tuyến phổ biến, đó là hội thảo cá nhân qua máy tính, hội thảo trực tuyến qua di động và hội thảo trong phòng họp.
1. Hội thảo trực tuyến qua máy tính, laptop
Hội thảo trực tuyến qua máy tính dành cho những người không có thời gian để di chuyển nhiều hoặc đang bận mà vẫn cần tham gia vào cuộc hội thảo.
Ưu điểm: Chất lượng hình ảnh, âm thanh khi hội thảo qua máy tính, laptop rất tốt, sắc nét và không bị mất tiếng.
Nhược điểm: Không phù hợp với người đang di chuyển hoặc di chuyển thường xuyên. Bởi kết nối mạng của máy tính, laptop bị ảnh hưởng nhiều khi di chuyển, khiến cho chất lượng cuộc gọi bị kém.
2. Tổ chức sự kiện online qua di động
Hội thảo trực tuyến qua di động phù hợp với những người thường xuyên di chuyển, giúp thực hiện cuộc họp một cách nhanh chóng và đơn giản.
Ưu điểm: Thiết bị điện thoại có thể mang đi mọi lúc, mọi nơi, phù hợp để mang đi khi di chuyển nhiều.
Nhược điểm: Màn hình nhỏ, chất lượng hình ảnh, âm thanh thu phát không bằng máy tính, laptop.
3. Hội thảo trực tuyến trong phòng họp
Khi có nhiều người tham gia cuộc họp cùng một lúc và đối tượng đang sử dụng phần mềm họp trực tuyến, bạn nên tổ chức sự kiện online trong phòng họp.
Ưu điểm: Hội thảo với nhiều người, tham gia họp giúp nhận được, nhiều ý kiến hơn, là cơ hội để gặp gỡ, các đối tác, khách hàng,..
Nhược điểm: Bạn phải đến phòng họp để hội thảo giống như những sự kiện họp thông thường.
ADD Event cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến đa điểm trọn gói
Dịch vụ của chúng tôi có thể ứng dụng trong:
- Các cơ quan chính phủ, các đơn vị nhà nước;
- Lĩnh vực giáo dục, tổ chức đào tạo nội bộ, nâng cao hiệu quả đào tạo từ xa;
- Lĩnh vực y tế với những hoạt động nhằm giúp trao đổi kinh nghiệm, Hội thảo với các bác sĩ nước ngoài, giúp hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật, thực hiện hoạt động, chăm sóc y tế từ xa;
- Lĩnh vực kinh doanh giúp các tổ chức, các cơ quan, các khu, các sở hoặc các trường học có thể thực hiện tốt, công tác điều hành, quản lý khi bị phân tách về không gian.
Để được tư vấn thêm về tổ chức sự kiện online, hội nghị trực tuyến, hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và hỗ trợ nhanh nhất bạn nhé!
