Có cần giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế hay không khi doanh nghiệp tổ chức sự kiện này? Đây là vấn đề mà doanh nghiệp cần nắm rõ. Hãy cùng giải đáp vấn đề này trong bài viết sau đây để nắm được một số quy định đối với hội thảo quốc tế tại nước ta nhé.
Như thế nào là hội thảo quốc tế?
Hội thảo quốc tế là một sự kiện mang tính chất trao đổi kiến thức, thông tin, và ý tưởng, với sự tham gia của các đại biểu đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Đây là một hình thức gặp gỡ chuyên môn hoặc học thuật nhằm thảo luận các chủ đề cụ thể, có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực như kinh tế, khoa học, giáo dục, văn hóa, y tế, hoặc các vấn đề toàn cầu khác.
Các đặc điểm chính của hội thảo quốc tế:
Sự tham gia đa quốc gia
Hội thảo quốc tế thường có sự tham gia của các đại biểu, chuyên gia, nhà nghiên cứu hoặc quan chức từ ít nhất hai quốc gia trở lên. Đây cũng là lý do mà doanh nghiệp cần có giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế để nhà nước xét duyệt và quản lý.
Nội dung mang tính toàn cầu hoặc khu vực
Chủ đề thảo luận trong hội thảo quốc tế thường liên quan đến các vấn đề có ảnh hưởng trên phạm vi rộng, không chỉ giới hạn ở một quốc gia cụ thể. Ví dụ: biến đổi khí hậu, công nghệ 4.0, y học quốc tế, hoặc hợp tác khu vực ASEAN.
Ngôn ngữ sử dụng
Ngôn ngữ được sử dụng trong hội thảo quốc tế thường là tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ chung khác, để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại biểu từ nhiều quốc gia khác nhau giao tiếp và trao đổi thông tin.
Hình thức tổ chức
Hội thảo quốc tế có thể được tổ chức dưới dạng trực tiếp tại một địa điểm cụ thể hoặc trực tuyến qua các nền tảng hội nghị trực tuyến, phù hợp với điều kiện và mục đích của sự kiện. Nhưng dù là hình thức nào thì cũng đều cần có giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế.
Mục tiêu đa dạng
- Thảo luận và giải quyết các vấn đề quan trọng ở tầm quốc tế.
- Xây dựng mạng lưới hợp tác giữa các tổ chức, cá nhân từ nhiều quốc gia.
- Công bố nghiên cứu, dự án hoặc giải pháp mới trong các lĩnh vực khác nhau.
Hội thảo quốc tế không chỉ thúc đẩy trao đổi học thuật mà còn giúp tăng cường hợp tác giữa các quốc gia, tạo cơ hội cho các cá nhân và tổ chức mở rộng quan hệ đối tác, học hỏi và đóng góp vào việc giải quyết các vấn đề toàn cầu.
Có cần giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế không?
Theo quy định tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg, việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam yêu cầu phải xin phép từ cơ quan có thẩm quyền. Cụ thể, nếu hội nghị có sự tham gia của quan chức cấp cao hoặc liên quan đến các vấn đề như chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép thuộc về Thủ tướng Chính phủ.
Đối với các trường hợp khác, thẩm quyền quyết định thuộc về Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thường bao gồm:
- Công văn xin phép tổ chức.
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
Đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ xin phép ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, và ít nhất 30 ngày đối với các hội nghị thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác.
Việc không tuân thủ quy định về xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có thể dẫn đến các hình thức xử phạt theo quy định của pháp luật.
Tại sao cần có giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế?
Việc yêu cầu giấy phép nhằm đảm bảo nhiều mục tiêu quan trọng như sau:
Đảm bảo an ninh và trật tự xã hội
Hội thảo quốc tế thường có sự tham gia của nhiều đại biểu, khách mời đến từ các quốc gia khác nhau, bao gồm cả những quan chức hoặc chuyên gia có tầm ảnh hưởng. Giấy phép giúp kiểm soát nội dung, địa điểm và đối tượng tham gia để đảm bảo không xảy ra các tình huống gây mất trật tự, ảnh hưởng đến an ninh quốc gia.
Kiểm soát nội dung và thông điệp
Các hội thảo quốc tế có thể đề cập đến nhiều vấn đề nhạy cảm như chính trị, tôn giáo, hoặc chủ quyền quốc gia. Việc cấp phép cho phép cơ quan chức năng kiểm tra và giám sát nội dung hội thảo, đảm bảo không vi phạm pháp luật hoặc gây ảnh hưởng tiêu cực đến lợi ích quốc gia.
Thực hiện quản lý nhà nước
Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế giúp cơ quan quản lý nắm bắt các hoạt động hội thảo quốc tế đang diễn ra, từ đó có thể phối hợp, hỗ trợ tổ chức tốt hơn, đồng thời đảm bảo sự tuân thủ các quy định pháp luật.
Thúc đẩy hình ảnh và uy tín quốc gia
Một hội thảo quốc tế được tổ chức đúng quy định, chuyên nghiệp và an toàn sẽ góp phần xây dựng hình ảnh tốt đẹp về môi trường hoạt động quốc tế tại Việt Nam. Điều này cũng giúp thúc đẩy các mối quan hệ ngoại giao và hợp tác kinh tế, văn hóa với các quốc gia khác.
Phòng ngừa rủi ro và xử lý khủng hoảng
Trong trường hợp xảy ra sự cố, các cơ quan quản lý đã được thông báo và có kế hoạch ứng phó kịp thời. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và hậu quả có thể xảy ra trong các hội thảo quốc tế.
Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế
Việc tổ chức hội thảo quốc tế tại Việt Nam đòi hỏi tuân thủ các thủ tục pháp lý nhất định để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục xin giấy phép:
1. Xác định thẩm quyền cấp phép
Thủ tướng Chính phủ: Cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có sự tham gia của quan chức cấp cao (từ Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên) hoặc có nội dung liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, quyền con người, hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong phạm vi quản lý của mình đối với các trường hợp không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.
2. Chuẩn bị hồ sơ xin phép
Hồ sơ bao gồm:
- Công văn giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế.
- Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
3. Thời hạn nộp hồ sơ
Ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với các trường hợp khác.
4. Quy trình xử lý hồ sơ
Lấy ý kiến các cơ quan liên quan: Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên quan. Các cơ quan này có trách nhiệm trả lời trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
Trả lời kết quả: Sau khi tổng hợp ý kiến, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời đơn vị tổ chức bằng văn bản, đồng thời gửi cho các cơ quan, địa phương liên quan để phối hợp quản lý. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có được giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế.
5. Trách nhiệm của đơn vị tổ chức sau khi được cấp phép
Tổ chức hội thảo theo đúng nội dung và đề án đã được phê duyệt.
Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan, đảm bảo tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
Báo cáo kết quả tổ chức hội thảo trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc, gửi đến cơ quan có thẩm quyền và các cơ quan liên quan.
Một số lưu ý khác cần quan tâm khi tổ chức hội thảo quốc tế
Khi tổ chức hội thảo quốc tế, ngoài việc tuân thủ các quy định pháp luật, bạn cần lưu ý đến những yếu tố sau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và chuyên nghiệp:
Lựa chọn địa điểm phù hợp và thuận lợi
Bên cạnh việc chuẩn bị giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế và nhiều khía cạnh khác, địa điểm tổ chức cần được chọn sao cho thuận tiện về giao thông, đủ sức chứa theo quy mô sự kiện và đáp ứng đầy đủ các tiện nghi cần thiết như hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu.
Nếu có sự tham gia của khách quốc tế, địa điểm cần gần sân bay, nhà ga hoặc có các dịch vụ hỗ trợ như khách sạn, nhà hàng. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ các yếu tố an ninh tại địa điểm để đảm bảo an toàn cho đại biểu.
Chuẩn bị kỹ càng về dịch thuật và ngôn ngữ
Với các hội thảo quốc tế, ngôn ngữ là yếu tố quan trọng. Bạn nên chuẩn bị đội ngũ phiên dịch chuyên nghiệp hoặc dịch vụ dịch thuật đồng bộ, đặc biệt với các ngôn ngữ được sử dụng trong hội thảo.
Đảm bảo có hệ thống tai nghe dịch thuật đồng thời cho đại biểu, và các tài liệu như chương trình, bài phát biểu, báo cáo cần được dịch sẵn sang các ngôn ngữ cần thiết.
Đảm bảo sự tuân thủ quy định về xuất nhập cảnh
Nếu có đại biểu nước ngoài tham dự, doanh nghiệp cần hỗ trợ họ về visa, giấy mời và các thủ tục liên quan đến nhập cảnh. Hãy đảm bảo thông báo cho đại biểu về các yêu cầu pháp lý tại nước tổ chức, như khai báo y tế, kiểm tra an ninh, hoặc các quy định liên quan đến đại dịch (nếu có).
Quản lý và kiểm soát khách mời hiệu quả
Xây dựng hệ thống đăng ký chuyên nghiệp, từ trực tuyến đến tại chỗ, để quản lý danh sách khách mời chính xác. Đảm bảo có phương án kiểm soát vé hoặc thẻ đại biểu để tránh nhầm lẫn. Đội ngũ hỗ trợ tại sự kiện cần được đào tạo để giải đáp nhanh chóng các vấn đề của khách mời.
Như vậy, giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế là rất cần thiết và bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục xin cấp phép để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và đúng với quy định pháp luật.
XEM THÊM
