Chi phí tổ chức sự kiện giúp các khách hàng dự trù chi phí một cách đủ và chính xác nhất. Bởi các đơn vị phải xác định được các chi phí phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Để có thể tính toán được các hạng mục một cách chi tiết và tối ưu hóa chi phí tổ chức. Hãy cùng ADD Event tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Các loại chi phí tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công tốt đẹp, các đơn vị tổ chức phải tính toán các chi phí phát sinh. Cụ thể:
Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Địa điểm do công ty tự chuẩn bị: Đây là các địa điểm nằm trong phạm vi sở hữu hoặc sự cho phép của công ty. Các địa điểm này có thể là văn phòng của công ty, khu vực công cộng trong tòa nhà hoặc các không gian khác mà công ty có quyền sử dụng.
Địa điểm thuê: Đây là các địa điểm mà công ty phải trả tiền phí thuê để tổ chức sự kiện. Địa điểm thuê có thể là các hội trường, phòng hội nghị, nhà hàng, khách sạn hoặc bất kỳ không gian sự kiện nào khác mà công ty chọn để tổ chức.
Chi phí xin giấy phép tổ chức
Việc tổ chức một sự kiện bên cạnh việc có đầy đủ chi phí tổ chức sự kiện, mà đòi hỏi đơn vị phải có giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp khó khăn do thiếu hiểu biết và kinh nghiệm trong thủ tục. Điều này dẫn đến việc xin giấy phép kéo dài và tốn kém.
Chi phí sản xuất – Chi phí tổ chức sự kiện
Để tổ chức sự kiện thành công, việc quản lý chi phí mua đồ dùng là rất quan trọng. Đầu tiên, cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu cần thiết cho việc sản xuất các phụ kiện trang trí và các dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Chi phí cho các mặt hàng này thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí của sự kiện.
Chi phí nhân viên phục vụ
Trong chi phí tổ chức sự kiện, chi phí thuê các nhân công để thực hiện công việc lắp ráp hạng mục, trang trí, và làm các thiết bị trang trí là một phần không thể thiếu. Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của sự kiện, còn cần đến sự tham gia của MC, PG-PB, ca sĩ, vũ đoàn, ban nhạc, và các đội ngũ biểu diễn khác.
Chi phí đạo cụ
Sử dụng chi phí tổ chức sự kiện để đầu tư vào các yếu tố như âm thanh, ánh sáng, nhà giàn, bàn ghế và phông trang trí chất lượng cao không chỉ tạo điểm nhấn cho sự kiện mà còn giúp thu hút sự quan tâm của khách tham dự.
Việc đầu tư vào hệ thống LED và các giàn âm thanh chuẩn mực sẽ mang lại hiệu quả vượt xa mong đợi. Phần ngân sách dành cho trang thiết bị sự kiện này thường chiếm một phần lớn, dao động từ 30 đến 60% trên tổng chi phí của sự kiện, tùy thuộc vào quy mô cụ thể của nó.
Chi phí tiệc sự kiện
Tiệc sự kiện là một trong những hạng mục quan trọng trong chi phí tổ chức sự kiện. Quý khách hàng và công ty có thể lựa chọn thực đơn và đơn vị cung cấp từ các nhà hàng hoặc quán ăn. Nếu sự kiện bao gồm tiệc, chi phí cho phần này không hề nhỏ. Giá tổ chức tiệc thường chiếm từ 30 đến 50% tổng chi phí của sự kiện.
Chi phí tiết mục giải trí
Để có một kế hoạch hoàn hảo cho các hoạt động giải trí doanh nghiệp, việc thảo luận về chi phí tổ chức sự kiện là cần thiết. Chúng tôi cung cấp tư vấn về các phương án tối ưu dựa trên ngân sách của bạn. Mức phí cho hoạt động giải trí có thể biến đổi rất lớn tùy thuộc vào loại hình tiết mục.
Chi phí dự trù phát sinh
Mặc dù nhiều đơn vị tổ chức sự kiện đề xuất rằng khoản tiền dành cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách của sự kiện, nhưng điều này phụ thuộc vào loại hình sự kiện, quy mô và cách tổ chức.
Một số cách tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện
Khi tổ chức sự kiện vào ngày thường hoặc giờ thấp điểm, bạn có thể tiết kiệm chi phí thuê địa điểm và dịch vụ, vì thường thì giá cả sẽ rẻ hơn vào những thời điểm này. Điều quan trọng là lựa chọn địa điểm phù hợp, gần khu vực tập trung khách tham dự để giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Để tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện in ấn, bạn có thể tự thiết kế backdrop, banner bằng cách sử dụng các công cụ thiết kế online miễn phí. Điều này sẽ giúp bạn không phải chi trả cho dịch vụ in ấn chuyên nghiệp.
Ngoài ra, hãy thuê trang thiết bị theo giờ và chỉ thuê những thiết bị cần thiết, sử dụng trong thời gian cần thiết để tiết kiệm chi phí không cần thiết.
Cuối cùng, tận dụng mạng xã hội để quảng bá sự kiện miễn phí trên các kênh mạng xã hội. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quảng cáo mà còn tăng cơ hội tiếp cận với đối tượng khách hàng mục tiêu.
Lời kết
Thông qua bài viết về các loại chi phí cần thiết trong tổ chức sự kiện cũng như cách để tối ưu chi phí tổ chức sự kiện mà ADD Event chia sẻ. Hy vọng, các bạn sẽ áp dụng tốt vào sự kiện mà mình tổ chức, chúc các bạn thành công!
