Background hội thảo, hội nghị là một phần quan trọng để tạo ấn tượng cho sự kiện. Vậy nên thiết kế background như thế nào cho chuyên nghiệp và phù hợp với thông điệp mà sự kiện hướng đến? Hãy cùng ADD EVENT tìm hiểu chi tiết nhé.
Background hội thảo, hội nghị là gì? Tại sao cần thiết?
Background là phần phông nền được thiết kế và đặt tại sân khấu hoặc khu vực chính trong các sự kiện như hội thảo, hội nghị. Đây là nơi hiển thị thông tin quan trọng như tên sự kiện, chủ đề, logo, tên nhà tổ chức hoặc nhà tài trợ. Background không chỉ mang tính chất thẩm mỹ mà còn góp phần tạo nên không khí chuyên nghiệp và phù hợp với mục đích sự kiện.
Trước hết, background tạo ấn tượng đầu tiên với người tham dự, thể hiện tính chuyên nghiệp và sự đầu tư của ban tổ chức. Thứ hai, background giúp người tham gia dễ dàng nhận biết chủ đề chính của sự kiện và ghi nhớ thông tin quan trọng.
Không chỉ vậy, background còn là nơi lý tưởng để chụp ảnh, tạo nên những khoảnh khắc ấn tượng, góp phần lan tỏa hình ảnh sự kiện trên các phương tiện truyền thông.
Những nội dung cần có trên background hội thảo, hội nghị
Tất cả các nội dung cần được thiết kế hài hòa, cân đối, tránh làm rối mắt người nhìn. Cụ thể, sau đây là một số nội dung chính cần có:
Tên sự kiện
Đây là nội dung chính và quan trọng nhất, thường được đặt ở vị trí trung tâm và sử dụng phông chữ lớn, dễ đọc. Tên sự kiện cần thể hiện rõ chủ đề hoặc mục đích của hội thảo, hội nghị.
Chủ đề hoặc khẩu hiệu (slogan)
Chủ đề hoặc slogan giúp nhấn mạnh thông điệp chính của sự kiện. Nội dung này thường được thiết kế ngắn gọn, ấn tượng, tạo điểm nhấn cho background.
Tên tổ chức hoặc đơn vị tổ chức
Thông tin về đơn vị tổ chức cần được hiển thị rõ ràng, giúp người tham gia dễ dàng nhận diện ai đứng sau sự kiện.
Logo
Logo của đơn vị tổ chức, nhà tài trợ, hoặc các đối tác liên quan thường được đặt ở góc trên hoặc dưới của background hội thảo. Đây là cách hiệu quả để quảng bá thương hiệu trong sự kiện.
Thời gian và địa điểm
Thông tin này giúp người tham gia nhớ rõ lịch trình và địa điểm của hội thảo, hội nghị. Nó thường được đặt ở vị trí dễ nhìn nhưng không chiếm quá nhiều diện tích.
Thông tin về nhà tài trợ (nếu có)
Logo hoặc tên của nhà tài trợ được sắp xếp hợp lý, thể hiện sự hợp tác và ghi nhận đóng góp của họ đối với sự kiện.
Hình ảnh minh họa hoặc đồ họa liên quan
Các yếu tố hình ảnh, đồ họa được sử dụng để tăng tính thẩm mỹ, đồng thời làm nổi bật nội dung chính của background.
Một số lưu ý khi thiết kế background hội thảo, hội nghị
Để thiết kế được background chuyên nghiệp nhất, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:
Kích thước chuẩn theo không gian
Kích thước của background cần phù hợp với không gian tổ chức và vị trí đặt. Dưới đây là một số kích thước tham khảo:
- Hội thảo nhỏ (phòng họp): Background thường có kích thước từ 2m x 3m hoặc 3m x 4m, phù hợp với không gian vừa phải và nhóm người tham gia không quá đông.
- Hội nghị vừa (hội trường): Kích thước phổ biến là 3m x 6m hoặc 4m x 8m, đảm bảo mọi thông tin được hiển thị rõ ràng từ xa.
- Sự kiện lớn (ngoài trời): Background lớn hơn, từ 6m x 10m hoặc tùy chỉnh theo không gian sân khấu, cần chú ý đến việc cố định chắc chắn để tránh bị ảnh hưởng bởi gió.
Chọn chất liệu phù hợp
Chất liệu của background hội thảo là yếu tố quan trọng quyết định độ bền và tính thẩm mỹ. Một số chất liệu phổ biến là:
- Bạt Hiflex: Được sử dụng nhiều nhờ chi phí thấp, bề mặt in sáng bóng, phù hợp với các sự kiện ngoài trời hoặc ngắn hạn. Tuy nhiên, chất liệu này dễ bị gió thổi nếu không được cố định chắc chắn.
- Vải lụa: Mang lại vẻ mềm mại, sang trọng, thường sử dụng trong các hội thảo mang tính chất cao cấp hoặc tổ chức trong không gian kín.
- Foam board: Thích hợp cho các sự kiện trong nhà với nhu cầu tạo sự cứng cáp, chắc chắn. Foam board dễ dàng tạo hình và lắp đặt nhưng không chịu được môi trường ẩm ướt.
- Backdrop LED: Nếu cần sự hiện đại và bắt mắt, backdrop LED hiển thị hình ảnh động, video hoặc nội dung đa dạng là lựa chọn tối ưu.
Bố cục nội dung rõ ràng và hợp lý
Background phải có bố cục nội dung hợp lý, đảm bảo mọi thông tin quan trọng được sắp xếp một cách khoa học. Tên sự kiện và chủ đề nên được đặt ở trung tâm với kích thước chữ lớn nhất, giúp thu hút ánh nhìn ngay lập tức.
Logo của nhà tổ chức hoặc nhà tài trợ cần được đặt ở các góc trên hoặc dưới, tránh lấn át nội dung chính trên background hội thảo. Thông tin như thời gian, địa điểm nên nằm ở vị trí dễ đọc nhưng không làm rối bố cục. Đặc biệt, khoảng cách giữa các phần nội dung cần được cân đối để tạo cảm giác thoáng và dễ nhìn.
Màu sắc và hình ảnh phù hợp với chủ đề sự kiện
Màu sắc trên background phải hài hòa và phù hợp với chủ đề của hội thảo, hội nghị. Các sự kiện chuyên nghiệp thường ưu tiên sử dụng màu nền trung tính như trắng, xanh dương hoặc xám, giúp tạo cảm giác trang trọng. Tuy nhiên, đối với những sự kiện sáng tạo, có thể sử dụng màu sắc tươi sáng hoặc đậm hơn để tăng tính thu hút.
Hình ảnh minh họa hoặc đồ họa nếu có nên được chọn kỹ lưỡng, đảm bảo không làm mất đi sự tập trung vào nội dung chính. Màu chữ phải có độ tương phản cao với màu nền để dễ đọc trong mọi điều kiện ánh sáng.
Font chữ và kích thước chữ trên background hội thảo
Việc lựa chọn font chữ phù hợp là yếu tố quyết định đến tính thẩm mỹ và khả năng truyền tải thông điệp. Font chữ nên đơn giản, dễ đọc, chẳng hạn như Arial, Times New Roman hoặc Helvetica.
Tên sự kiện cần sử dụng kích thước chữ lớn nhất, khoảng từ 50 đến 70 pt, trong khi các thông tin phụ như thời gian và địa điểm nên nhỏ hơn, từ 30 đến 40 pt. Font chữ cách điệu có thể sử dụng cho slogan hoặc điểm nhấn nhưng cần tránh gây rối mắt.
Đảm bảo độ phân giải và chất lượng in ấn
Background được thiết kế phải có độ phân giải cao để đảm bảo chất lượng in ấn sắc nét. Các file thiết kế nên được lưu ở định dạng như AI, PDF hoặc PSD với độ phân giải tối thiểu 300 DPI.
Nếu sử dụng hình ảnh, hãy chọn hình ảnh có độ phân giải cao để tránh hiện tượng mờ hoặc vỡ nét khi in kích thước lớn. Đặc biệt, bạn nên kiểm tra màu sắc hiển thị trên màn hình so với bản in thực tế để điều chỉnh phù hợp.
Khả năng lắp đặt và cố định background hội thảo
Background cần được thiết kế sao cho dễ dàng lắp đặt và cố định tại không gian tổ chức. Nếu sử dụng bạt Hiflex hoặc vải, cần chuẩn bị khung sắt hoặc khung nhôm chắc chắn để tránh tình trạng bị xô lệch hoặc đổ ngã, đặc biệt là ở các sự kiện ngoài trời.
Với backdrop LED, bạn cần kiểm tra hệ thống điện và độ an toàn khi lắp đặt. Đồng thời, hãy đảm bảo background có thể tháo rời và di chuyển dễ dàng nếu cần thay đổi địa điểm.
Kiểm tra ánh sáng và góc nhìn trước sự kiện
Ánh sáng tại nơi tổ chức có ảnh hưởng lớn đến khả năng hiển thị của background. Bạn nên kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo ánh sáng chiếu đều lên toàn bộ bề mặt background, tránh hiện tượng đổ bóng hoặc làm mờ nội dung.
Góc nhìn của background cũng cần được cân nhắc, đảm bảo mọi người tham dự đều có thể nhìn thấy rõ ràng từ mọi vị trí. Nếu cần, hãy điều chỉnh độ cao hoặc vị trí lắp đặt background hội thảo để tối ưu tầm nhìn.
Thử nghiệm và kiểm tra trước sự kiện
Cuối cùng, để tránh các sự cố không mong muốn, bạn nên lắp đặt thử background tại địa điểm tổ chức trước ngày diễn ra sự kiện. Việc thử nghiệm này giúp kiểm tra kích thước, bố cục, chất lượng in ấn, cũng như các vấn đề liên quan đến ánh sáng và vị trí lắp đặt.
Nếu phát hiện bất kỳ lỗi nào, bạn sẽ có đủ thời gian để khắc phục kịp thời, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
20+ mẫu background hội thảo, hội nghị sang trọng
Và để bạn có thêm ý tưởng khi thiết kế background cho sự kiện, hãy cùng tham khảo 20+ mẫu background sang trọng, chuyên nghiệp nhất sau đây nhé:
Các công cụ khác cần chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo:
Bên cạnh background, ban tổ chức sự kiện cũng cần chuẩn bị một số công cụ, tài liệu và thiết bị quan trọng khác như:
Hệ thống âm thanh
Hệ thống loa, micro, và bộ điều chỉnh âm thanh là cần thiết để đảm bảo người tham dự có thể nghe rõ nội dung được trình bày, đặc biệt trong không gian lớn.
Máy chiếu và màn hình LED
Máy chiếu hoặc màn hình LED hỗ trợ trình bày thông tin, slide, hoặc video một cách trực quan, giúp tăng tính chuyên nghiệp và dễ tiếp cận cho người tham dự.
Bàn ghế
Bên cạnh background hội thảo và các thiết bị khác, thì bàn ghế cần được bố trí hợp lý, phù hợp với số lượng khách mời và phong cách sự kiện, đảm bảo sự thoải mái và tiện nghi trong suốt thời gian diễn ra.
Hệ thống ánh sáng
Đèn chiếu sáng cần được lắp đặt để làm nổi bật sân khấu, background, và người thuyết trình, đồng thời tạo không gian chuyên nghiệp và thu hút.
Máy tính hoặc laptop
Máy tính hoặc laptop được dùng để trình chiếu slide, điều hành chương trình, hoặc xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan.
Thiết bị ghi âm và quay phim
Các thiết bị này giúp ghi lại nội dung hội nghị, hội thảo, phục vụ mục đích lưu trữ hoặc truyền thông sau sự kiện.
Bộ tài liệu sự kiện
Bao gồm brochure, tờ rơi, hoặc sổ tay chương trình để cung cấp thông tin chi tiết và hướng dẫn cho người tham dự.
Bảng tên và thẻ sự kiện
Bảng tên cho khách mời và thẻ sự kiện giúp nhận diện người tham dự, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp.
Tạm kết
Trên đây là 20+ mẫu background hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp nhất để bạn tham khảo qua. Khi thiết kế background, bạn cũng cần lưu ý đến bố cục, màu sắc, kích cỡ, chất liệu,… để có được kết quả tốt nhất cho sự kiện.
XEM THÊM
