Hội thảo quốc tế là một trong những sự kiện hội thảo phổ biến nhất ngày nay. Nhưng doanh nghiệp đã thực sự hiểu rõ như thế nào là hội thảo mang tính quốc tế và liệu có cần xin cấp phép để tổ chức sự kiện này hay không? Hãy cùng ADD EVENT tìm hiểu nhé.
Như thế nào được xem là hội thảo quốc tế?
Theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, “hội nghị, hội thảo quốc tế” được định nghĩa như sau:
Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài, được tổ chức dưới hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam hoặc trực tuyến với ít nhất một điểm cầu tại Việt Nam. Cụ thể:
- Hội nghị, hội thảo do cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia hoặc nhận tài trợ từ nước ngoài.
- Hội nghị, hội thảo do tổ chức nước ngoài tổ chức.
Điều kiện để doanh nghiệp tổ chức hội thảo quốc tế
Điều kiện để doanh nghiệp tổ chức hội thảo mang tính quốc tế tại Việt Nam được quy định cụ thể tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg và các văn bản liên quan. Dưới đây là các điều kiện chi tiết:
Về nội dung và mục đích hội thảo
Hội thảo phải có nội dung phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
Mục đích tổ chức hội thảo cần rõ ràng, không vi phạm đến các vấn đề liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, dân tộc hoặc bí mật nhà nước.
Về thành phần tham dự
Hội thảo quốc tế có sự tham gia của các tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, hoặc được tổ chức bởi các tổ chức quốc tế.
Đối với hội thảo có sự tham gia của quan chức cấp cao như Bộ trưởng, Thủ trưởng hoặc các tổ chức quốc tế lớn, cần có sự phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.
Về địa điểm tổ chức
Hội thảo phải được tổ chức trực tiếp tại Việt Nam hoặc có điểm cầu trực tuyến kết nối với lãnh thổ Việt Nam.
Hồ sơ và thủ tục đăng ký
Hồ sơ xin phép tổ chức gồm:
- Công văn xin phép tổ chức hội thảo: Gửi đến cơ quan có thẩm quyền (Bộ, UBND tỉnh hoặc Thủ tướng Chính phủ tùy trường hợp).
- Đề án tổ chức hội thảo: Nội dung chi tiết về mục đích, thời gian, địa điểm, thành phần tham gia, chương trình làm việc và tài liệu sẽ sử dụng.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan: Nếu hội thảo quốc tế liên quan đến các lĩnh vực chuyên ngành.
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức: Nếu có.
Thời hạn nộp hồ sơ:
- Ít nhất 40 ngày trước ngày tổ chức (nếu thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ).
- Ít nhất 30 ngày trước ngày tổ chức (nếu thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác).
Về cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt các hội thảo quốc tế có tầm ảnh hưởng lớn hoặc liên quan đến chủ quyền, quốc phòng, an ninh.
Bộ trưởng hoặc Chủ tịch UBND cấp tỉnh: Phê duyệt các hội thảo khác trong phạm vi quản lý.
Trách nhiệm khi tổ chức hội thảo
Doanh nghiệp tổ chức hội thảo phải đảm bảo:
- Nội dung, tài liệu, thông tin được sử dụng trong hội thảo đúng với đề án đã phê duyệt.
- Không để xảy ra các vấn đề vi phạm pháp luật hoặc ảnh hưởng tiêu cực đến trật tự xã hội.
- Báo cáo kết quả tổ chức hội thảo trong vòng 15 ngày sau khi kết thúc.
Lưu ý: Việc không tuân thủ các điều kiện trên có thể dẫn đến việc hội thảo không được phê duyệt hoặc bị xử lý theo quy định pháp luật.
Một số chủ đề hội thảo quốc tế phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều sự kiện hội thảo có yếu tố nước ngoài đã và đang được tổ chức với nhiều chủ đề thiết thực, tiêu biểu như:
Biến đổi khí hậu và phát triển bền vững
Chủ đề này tập trung vào các giải pháp giảm thiểu tác động của biến đổi khí hậu đối với môi trường toàn cầu. Nội dung thường là nghiên cứu các nguồn năng lượng tái tạo, cải thiện công nghệ để giảm phát thải carbon, bảo tồn hệ sinh thái tự nhiên, và hỗ trợ các cộng đồng dễ bị tổn thương thích nghi với biến đổi khí hậu.
Các hội thảo này cũng nhấn mạnh vai trò của các tổ chức quốc tế, doanh nghiệp, và chính phủ trong việc hợp tác và xây dựng các chính sách bền vững.
Trí tuệ nhân tạo và công nghệ tiên tiến
Chủ đề này đề cập đến sự phát triển nhanh chóng của trí tuệ nhân tạo (AI), học máy, và các công nghệ tiên tiến khác. Hội thảo quốc tế thường thảo luận về cách công nghệ AI đang thay đổi các ngành công nghiệp như y tế, giáo dục, tài chính và giao thông.
Đồng thời, các diễn giả cũng trao đổi về các vấn đề đạo đức, bảo mật dữ liệu, và tác động xã hội của việc triển khai công nghệ AI, nhằm đảm bảo rằng sự phát triển này mang lại lợi ích cho nhân loại.
Giáo dục quốc tế và đổi mới trong phương pháp giảng dạy
Các hội thảo về chủ đề này tập trung vào việc cải thiện chất lượng giáo dục toàn cầu thông qua các phương pháp giảng dạy hiện đại và công nghệ số.
Các nhà giáo dục, chuyên gia, và nhà hoạch định chính sách thường chia sẻ kinh nghiệm về cách thúc đẩy học tập suốt đời, giáo dục STEM, và ứng dụng công nghệ để tạo ra môi trường học tập đa dạng và toàn diện. Hội thảo còn thảo luận về cách thu hút sinh viên quốc tế và phát triển các chương trình học bổng.
Y học tái tạo và công nghệ sinh học
Sự kiện này tập trung vào các bước đột phá trong lĩnh vực y học tái tạo, như phát triển tế bào gốc, in 3D mô sinh học, và các liệu pháp gen mới. Hội thảo quốc tế thường quy tụ các nhà nghiên cứu, bác sĩ, và doanh nghiệp để thảo luận về cách ứng dụng công nghệ này trong việc điều trị các bệnh nan y, cải thiện tuổi thọ và chất lượng cuộc sống của con người.
Ngoài ra, các quy định pháp lý và đạo đức liên quan cũng là một phần quan trọng trong các phiên thảo luận.
An ninh mạng và bảo mật thông tin
Hội thảo về an ninh mạng tập trung vào việc đối phó với các mối đe dọa ngày càng gia tăng trong môi trường số. Nội dung thường là các giải pháp bảo mật, xây dựng hệ thống phòng thủ, và cách ứng phó với các cuộc tấn công mạng quy mô lớn.
Các chuyên gia cũng thảo luận về việc đào tạo kỹ năng an ninh mạng cho các tổ chức và cá nhân, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của hợp tác quốc tế trong việc đảm bảo an toàn thông tin.
Phát triển đô thị thông minh
Chủ đề này liên quan đến việc xây dựng các thành phố thông minh với sự kết hợp của công nghệ và quản lý hiệu quả. Hội thảo thường tập trung vào việc sử dụng IoT, AI, và dữ liệu lớn để cải thiện giao thông, năng lượng và chất lượng cuộc sống cho cư dân đô thị.
Trong hội thảo quốc tế, các vấn đề như quản lý rác thải, phát triển nhà ở thông minh, và xây dựng cơ sở hạ tầng bền vững cũng được thảo luận nhằm hướng đến sự phát triển toàn diện và thân thiện với môi trường.
Văn hóa và hội nhập toàn cầu
Các hội thảo về văn hóa và hội nhập toàn cầu thường khám phá cách các nền văn hóa khác nhau có thể học hỏi và hợp tác với nhau trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Nội dung có thể là các vấn đề như bảo tồn di sản văn hóa, thúc đẩy sự đa dạng, và xây dựng các chiến lược để tăng cường giao lưu văn hóa. Các diễn giả cũng tập trung vào việc giảm bớt những xung đột văn hóa và khuyến khích sự hiểu biết lẫn nhau giữa các quốc gia.
Quy trình để tổ chức hội thảo quốc tế chuyên nghiệp nhất
Và để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình tổ chức chi tiết sau đây:
1. Xác định mục tiêu và nội dung hội thảo
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội thảo là xác định rõ ràng mục tiêu và nội dung. Doanh nghiệp cần trả lời các câu hỏi như: Hội thảo nhằm đạt được điều gì? Đối tượng tham dự là ai? Các vấn đề sẽ được thảo luận là gì?
Nội dung hội thảo phải được xây dựng chi tiết, có trọng tâm và phù hợp với mục tiêu đã đặt ra. Đồng thời, bạn cần đảm bảo nội dung đáp ứng các yêu cầu pháp lý, chính sách quốc gia và không vi phạm các vấn đề nhạy cảm như an ninh, quốc phòng hay bí mật quốc gia.
2. Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi xác định mục tiêu, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch chi tiết bao gồm thời gian, địa điểm, ngân sách, và các hoạt động cụ thể. Trong kế hoạch, cần phân chia công việc rõ ràng, từ việc chuẩn bị nội dung, tài liệu đến các công tác hậu cần như đặt chỗ cho khách mời, sắp xếp phương tiện di chuyển, và tổ chức tiệc nếu cần.
Kế hoạch hội thảo quốc tế cũng cần có phương án dự phòng để đối phó với các tình huống phát sinh.
3. Xin phép cơ quan có thẩm quyền
Đây là bước quan trọng để đảm bảo hội thảo được tổ chức hợp pháp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin phép, bao gồm: công văn xin phép, đề án tổ chức, danh sách khách mời quốc tế và các văn bản liên quan.
Hồ sơ cần được gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời hạn quy định: ít nhất 40 ngày đối với hội thảo cần sự phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với các hội thảo khác.
4. Xây dựng đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp
Đội ngũ tổ chức hội thảo đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo sự thành công của sự kiện. Doanh nghiệp cần phân công công việc cụ thể cho từng thành viên, bao gồm các vị trí như quản lý chương trình, điều phối viên khách mời, kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng, và nhân viên hỗ trợ.
Đội ngũ hội thảo quốc tế cần được đào tạo kỹ lưỡng để xử lý các tình huống phát sinh, đặc biệt trong các hội thảo có quy mô lớn hoặc có sự tham gia của các quan chức cấp cao.
5. Chuẩn bị nội dung và tài liệu hội thảo
Nội dung hội thảo cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyển đến các diễn giả, khách mời trước ngày tổ chức. Các tài liệu như chương trình làm việc, bài phát biểu và báo cáo nghiên cứu cần được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác và phù hợp. Nếu hội thảo có sử dụng phiên dịch, ban tổ chức cần chuẩn bị kịch bản và tài liệu song ngữ để đảm bảo tính thông suốt trong giao tiếp.
6. Đảm bảo công tác hậu cần
Công tác hậu cần bao gồm đặt địa điểm, thiết bị kỹ thuật, và các dịch vụ cần thiết khác. Địa điểm tổ chức cần được trang bị đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng, và hệ thống trình chiếu.
Ngoài ra, ban tổ chức hội thảo quốc tế cần bố trí khu vực đón tiếp, bàn đăng ký, và không gian nghỉ ngơi cho khách mời. Đối với hội thảo trực tuyến, cần kiểm tra kỹ các thiết bị kết nối và phần mềm hội nghị để tránh sự cố kỹ thuật.
7. Tiến hành hội thảo và điều phối sự kiện
Trong ngày tổ chức, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch. Người điều phối cần theo sát chương trình, quản lý thời gian phát biểu của các diễn giả và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
Ngoài ra, cần có đội ngũ hỗ trợ khách mời, giải đáp thắc mắc và đảm bảo không khí hội thảo diễn ra chuyên nghiệp, trang trọng.
8. Đánh giá và báo cáo sau hội thảo
Sau khi hội thảo kết thúc, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá hiệu quả của sự kiện, như mức độ hài lòng của khách mời, chất lượng nội dung, và các bài học kinh nghiệm.
Báo cáo kết quả tổ chức hội thảo cần được gửi đến cơ quan có thẩm quyền trong vòng 15 ngày, gồm các thông tin về số lượng khách tham dự, các vấn đề đã thảo luận, và các khuyến nghị tiếp theo. Việc đánh giá này giúp cải thiện chất lượng cho các sự kiện tương lai.
Như vậy, để tổ chức hội thảo quốc tế, doanh nghiệp cần xin cấp phép từ cơ quan có thẩm quyền và tuân theo những quy định đã đề ra. Bên cạnh đó, để sự kiện diễn ra hiệu quả, hãy lên kế hoạch chi tiết cho từng khâu trong quy trình.
XEM THÊM
