Kịch bản tổ chức hội nghị là bước quan trọng quyết định sự thành công của mỗi sự kiện. Từ việc xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực cho đến việc điều hành từng hoạt động đều đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của hội nghị. Hãy cùng ADD Event khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây.
Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức hội nghị
Hội nghị là chương trình được các cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp tổ chức nhằm tri ân khách hàng, kí kết hợp đồng hay tổng kết cuối năm. Và để viết kịch bản cho hội nghị này, các bạn cần đáp ứng các điều sau:
Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức hội nghị
Tổng quan về nội dung kịch bản tổ chức hội nghị
Một kịch bản tổ chức hội nghị thông thường bao gồm như nội dung cơ bản như sau:
Đón tiếp khách mời
Khoảng thời gian dành cho phần đón tiếp khách mời thường kéo dài từ 15 đến 30 phút. Ban tổ chức sẽ bố trí đội ngũ lễ tân để đón tiếp khách, cài hoa và hướng dẫn họ di chuyển vào khu vực bên trong sự kiện để check-in và ổn định chỗ ngồi. Sẽ có từ 4 đến 6 lễ tân mặc áo dài đứng tại cổng sự kiện để đón tiếp khách. Nếu chu đáo hơn, đại diện tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ cùng lễ tân đón khách, thể hiện sự hiếu khách.
Khai mạc: Thời gian khai mạc hội nghị thường kéo dài từ 10-15 phút, thường bắt đầu bằng một tiết mục văn nghệ sôi động. Việc này không chỉ tạo không khí phấn khởi mà còn giúp thu hút sự chú ý của khách mời, “nhắc nhở” họ nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và “chờ” những khách mời đến muộn. Sự sắp xếp khéo léo này còn tạo ấn tượng ban đầu, khơi dậy sự háo hức và mong chờ về một hội nghị chuyên nghiệp, giúp mọi người chuẩn bị tâm lý cho những nội dung chính sắp diễn ra.
Nội dụng tổ chức hội nghị
Nội dung chính: Nội dung chính của kịch bản tổ chức hội nghị thường diễn ra từ 1,5 đến 5 tiếng, tùy thuộc vào chương trình. Đối với hội nghị của cơ quan nhà nước, hội nghị khoa học, hoặc workshop có tính chất nghiêm túc, các yếu tố giải trí như tiết mục văn nghệ và trò chơi sẽ được hạn chế. Thay vào đó, nội dung sẽ tập trung vào việc chia sẻ của các cá nhân về các vấn đề cụ thể.
Kết thúc
Sau khi sự kiện kết thúc, MC thay mặt ban tổ chức gửi lời cảm ơn và hướng dẫn khách mời ra về. Lễ tân sẽ đợi sẵn bên ngoài cổng sự kiện để tiễn khách. Để thể hiện sự chu đáo và chuyên nghiệp, lãnh đạo doanh nghiệp nên trực tiếp cùng lễ tân hướng dẫn khách ra về và cảm ơn họ. Việc này đơn giản nhưng tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự tôn trọng với khách mời. Sau khi khách rời đi, ban tổ chức nhanh chóng dọn dẹp sân khấu, bàn ghế và loa đài để bàn giao lại khuôn viên sự kiện.
Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức hội nghị
Khi viết kịch bản tổ chức hội nghị, cần lưu ý những vấn đề sau đây:
Có kịch bản dẫn dắt MC
Khi xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị, cần viết kịch bản dẫn cho MC. Dù MC là người dẫn chương trình chuyên nghiệp, họ không hiểu rõ về tổ chức và doanh nghiệp như ban tổ chức. Lời dẫn sẵn giúp MC tạo điểm nhấn, làm nổi bật chủ đề và mang màu sắc của doanh nghiệp, tránh việc sự kiện thiếu đi những yếu tố quan trọng.
Xây dựng kịch bản dự phòng rủi ro
Nhiều sự kiện hội nghị thường bỏ qua việc xây dựng phương án dự phòng, khiến cho việc xử lý các vấn đề phát sinh trở nên chậm trễ và ảnh hưởng đến sự kiện. Rủi ro thường gặp như thời tiết, mất điện, sự cố âm thanh, ánh sáng… Để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, cần lập kế hoạch dự phòng chi tiết bằng cách đề cập và dự đoán các rủi ro có thể xảy ra.
Có phân công công việc cụ thể
Trong quá trình viết kịch bản tổ chức hội nghị, việc phân công công việc cụ thể là rất quan trọng. Mỗi bộ phận và cá nhân trong ban tổ chức cần được giao trách nhiệm cụ thể và có người quản lí, giám sát công việc
Trong trường hợp công việc không được tiếp nhận hoặc thực hiện không đúng cách, quản lí có thể nhắc nhở hoặc áp dụng các biện pháp răn đe để đảm bảo mọi người thực hiện trách nhiệm đúng đắn và chung lòng với tổ chức hội nghị.
lưu ý khi viết kịch bản tổ chức
Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết nhất
| Thời gian & công việc | Người phụ trách | Chi tiết |
| 30 phút đón tiếp khách mời tham dự | Bảo vệ, lễ tân, Media, đại diện doanh nghiệp, toàn bộ ekip | Hướng dẫn khách mời đỗ xe và trông xe.Đón tiếp và hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực hội nghị.Hỗ trợ chụp ảnh và check in cho khách mời.Kiểm tra lại mọi công tác tác chuẩn bị. |
| 15 phút khai mạc chương trình | MC, ca sĩ nhóm nhảy | Tiết mục văn nghệ mở đầuMC tuyên bố lí do của sự kiện |
| 10 phút phát biểu của các đại doanh nghiệp | Đại doanh nghiệp | MC mời các đại diện doanh nghiệp lên phát biểu và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp. |
| 10 phút trình chiếu video về các hoạt động của doanh nghiệp, tổng kết và ra mắt sản phẩm | Kỹ thuật viên | Chiếu video trên màn hình LED |
| 10 phút khai tiệc | Đại diện các doanh nghiệp | Các doanh nghiệp tổ chức tuyên bố khai tiệc |
| 30 phút trò chơi gắn kết | MC, đại diện doanh nghiệp, lễ tân | MC giới thiệu trò chơi và mời mọi người cùng tham gia.Kết thúc trò chơi, các đại diện doanh nghiệp trao quà cho người thắng cuộc. |
| 20 phút cho tiết mục văn nghệ | Ca sĩ nhóm nhảy | MC giới thiệu các chương trình văn nghệ. |
| 15 phút vòng quanh may mắn | MC, lễ tân | MC tổ chức quay số trúng thưởng cho khách hàng may mắn |
| 15 phút nói lời cảm ơn và tặng quà lưu niệm cho khách hàng | Đại diện doanh nghiệp, lễ tân, Media | MC cảm ơn những khách hàng đã đến tham dự hội nghị.MC mời khách tham dự lên sân khấu để nhận quà và chụp ảnh lưu niệm. |
| 10 phút bế mạc | MC, đại diện doanh nghiệp, lễ tân | MC thông báo kết thúc chương trình và cảm ơn cũng như chào tạm biệt.Hướng dẫn khách ra về |
| Dọn dẹp | Hậu cần | Thu gom đồ đạc và dọn dẹp vệ sinh |
Lời kết
Trên đây là kịch bản tổ chức hội nghị chuẩn nhất mà ADD Event gợi ý. Hy vọng, với những thông tin được chia sẻ ở trên có thể giúp các bạn nắm vững cách viết kịch bản chương trình tổ chức hội nghị và áp dụng vào thực tiễn. Chúc bạn thành công!
=>>> Xem thêm: Kịch bản tổ chức hội nghị
