Phòng hội thảo cần được lựa chọn sao cho đảm bảo các yêu cầu của sự kiện về quy mô, vị trí và cơ sở vật chất. Vậy bạn đã biết nên chọn và setup phòng như thế nào cho sự kiện hội thảo? Hãy cùng ADD EVENT tìm hiểu chi tiết qua thông tin sau đây.
Cách setup phòng hội thảo để tổ chức sự kiện
Việc setup phòng sự kiện đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng và chi tiết. Mỗi bước cần được lên kế hoạch cụ thể để đảm bảo sự kiện thành công và để lại ấn tượng tốt cho khách tham dự. Sau đây là quy trình chi tiết để bạn tham khảo:
Chọn địa điểm và kiểm tra không gian
Việc đầu tiên khi setup là lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện và số lượng khách mời. Phòng cho hội thảo cần có đủ diện tích để đảm bảo không gian thoải mái cho người tham dự.
Ngoài ra, bạn nên kiểm tra các yếu tố như hệ thống chiếu sáng, điều hòa, và âm thanh sẵn có để đảm bảo hoạt động ổn định trong suốt sự kiện. Nếu không gian cần được điều chỉnh, hãy làm việc với quản lý địa điểm để sắp xếp trước.
Lựa chọn và sắp xếp bàn ghế
Bàn ghế trong phòng hội thảo cần được bố trí phù hợp với loại hình hội thảo. Với hội thảo mang tính tương tác, hãy sắp xếp bàn ghế theo hình chữ U hoặc bàn tròn để tạo không gian giao tiếp.
Nếu hội thảo có diễn giả và khán giả lớn, cách bố trí kiểu rạp hát (theater style) sẽ phù hợp hơn. Hãy đảm bảo mỗi chỗ ngồi đều có tầm nhìn rõ ràng tới sân khấu hoặc màn hình chiếu.
Thiết lập hệ thống âm thanh và hình ảnh
Đảm bảo có đủ micro, loa, và các thiết bị âm thanh để hỗ trợ phần trình bày. Hệ thống âm thanh cần được thử nghiệm trước để tránh các lỗi kỹ thuật. Đồng thời, các thiết bị hình ảnh như máy chiếu, màn hình LED, và máy quay cũng cần được bố trí sao cho hình ảnh rõ ràng và sắc nét, ngay cả ở những góc xa của phòng.
Trang trí không gian phòng hội thảo
Trang trí phòng cho hội thảo cần chuyên nghiệp nhưng không quá phô trương. Hãy sử dụng banner, standee, và backdrop để tạo điểm nhấn và truyền tải thông điệp chính của sự kiện. Bạn có thể thêm cây xanh hoặc ánh sáng dịu nhẹ để tạo không gian thân thiện và thoải mái cho khách tham dự.
Thiết lập khu vực đón tiếp
Khu vực đón tiếp cần được thiết kế riêng biệt, tạo ấn tượng tốt từ những phút đầu. Chuẩn bị bàn tiếp tân với danh sách đăng ký, bảng tên và tài liệu sự kiện. Hãy sắp xếp thêm nhân viên hướng dẫn để hỗ trợ khách mời tìm chỗ ngồi và giải đáp các thắc mắc.
Bố trí khu vực refreshment cho phòng hội thảo
Nếu hội thảo kéo dài nhiều giờ, hãy bố trí một khu vực refreshment với nước uống, trà, cà phê và đồ ăn nhẹ. Khu vực này cần được thiết kế thoải mái, dễ tiếp cận nhưng không gây ảnh hưởng đến phần nội dung chính của sự kiện.
Đảm bảo đường truyền internet ổn định
Nhiều hội thảo hiện nay yêu cầu kết nối Internet để trình chiếu tài liệu, livestream hoặc kết nối với các khách mời trực tuyến. Bạn cần đảm bảo có đủ đường truyền Wi-Fi mạnh và ổn định cho cả khách tham dự và ban tổ chức.
Chuẩn bị kế hoạch dự phòng
Bạn luôn cần có kế hoạch dự phòng cho các tình huống như mất điện, hỏng thiết bị, hoặc khách tham dự quá tải. Hãy chuẩn bị sẵn các thiết bị thay thế như micro, máy chiếu và có đội kỹ thuật sẵn sàng xử lý sự cố nhanh chóng trong phòng hội thảo.
Thử nghiệm toàn bộ quy trình
Trước ngày tổ chức, hãy tiến hành thử nghiệm toàn bộ quy trình bao gồm âm thanh, ánh sáng, trình chiếu và kịch bản chương trình. Đây là bước quan trọng để phát hiện và khắc phục những lỗi nhỏ, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Những lưu ý khi chọn phòng hội thảo
Việc chọn phòng tổ chức sự kiện cần đảm bảo phòng phù hợp với mục đích sự kiện và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách mời. Cụ thể, bạn cần lưu ý những điều sau đây:
Địa điểm và vị trí phòng
Lựa chọn phòng tại vị trí thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời. Ưu tiên những địa điểm nằm gần trung tâm thành phố hoặc các tuyến giao thông chính. Đối với khách mời từ xa, bạn nên chọn phòng sự kiện gần khách sạn. Đừng quên kiểm tra chỗ để xe để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách tham dự.
Sức chứa và quy mô
Đảm bảo phòng hội thảo có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời dự kiến. Phòng quá lớn sẽ tạo cảm giác trống trải, trong khi phòng quá nhỏ sẽ gây khó chịu và thiếu chuyên nghiệp. Khi kiểm tra sức chứa, hãy lưu ý đến không gian dành cho bàn ghế, sân khấu và lối đi.
Trang thiết bị và cơ sở vật chất
Phòng tổ chức hội thảo cần được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết như máy chiếu, màn hình, micro, loa và bảng trắng (nếu cần). Nếu sự kiện kéo dài cả ngày, hãy kiểm tra chất lượng điều hòa và các tiện ích như nhà vệ sinh gần phòng sự kiện.
Dịch vụ hỗ trợ
Bạn nên hỏi rõ về các dịch vụ đi kèm phòng hội thảo như nhân viên kỹ thuật, đội ngũ hỗ trợ sự kiện, và phục vụ đồ ăn nhẹ hoặc đồ uống. Sự chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ của đội ngũ này sẽ góp phần đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Giá cả và chính sách thuê
So sánh giá cả của các phòng khác nhau và hỏi rõ về các chi phí phát sinh, ví dụ như phí thêm giờ, phí dịch vụ kỹ thuật hoặc phí vệ sinh. Hãy đọc kỹ hợp đồng thuê để tránh các điều khoản không minh bạch.
TOP địa điểm cho thuê phòng hội thảo tổ chức sự kiện uy tín nhất
Và sau đây là top những địa điểm có thể lựa chọn để thuê phòng tổ chức sự kiện hội thảo uy tín nhất tại TP.HCM và Hà Nội. Mời bạn tham khảo:
Tại TP.HCM
Gem Center
Gem Center tọa lạc tại trung tâm Quận 1, TP.HCM, là một trong những địa điểm tổ chức hội thảo hàng đầu với không gian hiện đại và linh hoạt. Gem Center cung cấp nhiều không gian hội nghị với sức chứa từ vài chục đến hàng nghìn người, phù hợp cho mọi loại sự kiện từ hội thảo nhỏ, hội nghị lớn đến triển lãm.
Các tiện ích tại đây bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, máy chiếu và màn hình LED chất lượng cao. Đặc biệt, đội ngũ nhân viên tại Gem Center rất chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng từ khâu lên ý tưởng đến tổ chức sự kiện. Không gian đậu xe rộng rãi và vị trí thuận tiện cũng là điểm cộng lớn của Gem Center, thích hợp làm điểm thuê phòng hội thảo.
White Palace
White Palace là một trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng và đẳng cấp, nằm trên trục đường Phạm Văn Đồng, Quận Thủ Đức. White Palace có thể đáp ứng nhu cầu tổ chức các hội thảo, hội nghị và sự kiện đặc biệt với sức chứa lên đến hàng nghìn người.
Hệ thống phòng họp tại đây được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại, từ âm thanh, ánh sáng đến màn hình LED và thiết bị trình chiếu. White Palace còn cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm trang trí, tiệc catering và quản lý sự kiện.
Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại đây sẽ đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện được chăm chút cẩn thận, mang lại trải nghiệm đáng nhớ cho khách mời.
Riverside Palace
Riverside Palace tọa lạc tại Quận 4, TP.HCM, là địa điểm lý tưởng cho phòng hội thảo và các sự kiện lớn với thiết kế hiện đại, sang trọng. Riverside Palace nổi bật với không gian rộng rãi, hệ thống sảnh đa dạng phù hợp với nhiều loại hình sự kiện, từ hội thảo chuyên đề đến hội nghị quốc tế.
Địa điểm này được trang bị các thiết bị kỹ thuật cao cấp như hệ thống âm thanh, ánh sáng và máy chiếu công nghệ cao. Riverside Palace còn nổi tiếng với dịch vụ ẩm thực phong phú, mang đến các thực đơn đa dạng từ món Á đến món Âu, phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng. Vị trí ven sông cũng tạo nên một không gian độc đáo và ấn tượng cho các sự kiện lớn.
InterContinental Saigon
InterContinental Saigon là khách sạn 5 sao tọa lạc tại trung tâm Quận 1, TP.HCM, nổi tiếng với các dịch vụ hội nghị và sự kiện đẳng cấp quốc tế. Khách sạn cung cấp hệ thống phòng họp và sảnh tiệc đa dạng, từ những không gian nhỏ ấm cúng đến những phòng hội nghị lớn với sức chứa lên đến 600 người.
Mỗi phòng hội thảo tại InterContinental Saigon được trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại như máy chiếu, màn hình LED và hệ thống âm thanh ánh sáng chất lượng cao. Ngoài ra, khách sạn còn cung cấp các gói dịch vụ catering cao cấp, mang đến trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời cho khách mời.
Sofitel Saigon Plaza
Sofitel Saigon Plaza là một trong những địa điểm tổ chức hội thảo và sự kiện cao cấp nhất tại TP.HCM, nằm trên đường Lê Duẩn, Quận 1. Với kiến trúc hiện đại và phong cách Pháp sang trọng, Sofitel Saigon Plaza là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện chuyên nghiệp và đẳng cấp.
Khách sạn cung cấp nhiều phòng hội thảo, không gian hội nghị với sức chứa từ 10 đến 350 người, được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như máy chiếu, màn hình LED, và hệ thống âm thanh ánh sáng tối tân. Ngoài ra, Sofitel Saigon Plaza còn nổi tiếng với dịch vụ ăn uống chất lượng, mang đến các món ăn độc đáo và phong phú, đáp ứng nhu cầu của các khách mời khó tính nhất.
Tại Hà Nội
JW Marriott Hanoi
JW Marriott Hanoi là một trong những khách sạn 5 sao hàng đầu tại Hà Nội, nằm tại quận Nam Từ Liêm, gần Trung tâm Hội nghị Quốc gia. Với kiến trúc độc đáo và không gian sang trọng, khách sạn mang đến dịch vụ hội thảo đẳng cấp quốc tế. JW Marriott Hanoi có nhiều phòng hội nghị với sức chứa từ 10 đến 1.000 người, phù hợp cho các hội thảo, hội nghị và sự kiện lớn.
Các phòng hội thảo, hội nghị tại đây được trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng và trình chiếu hiện đại, đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà. Dịch vụ tổ chức sự kiện của khách sạn luôn đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp hỗ trợ từ khâu chuẩn bị đến thực hiện.
Pan Pacific Hanoi
Pan Pacific Hanoi tọa lạc tại quận Ba Đình, nổi bật với vị trí ven Hồ Tây và sông Hồng, mang đến không gian lý tưởng cho các sự kiện và hội thảo. Khách sạn sở hữu nhiều phòng hội nghị hiện đại, với sức chứa từ 20 đến 450 người, phù hợp cho các buổi họp nhỏ đến các hội nghị quy mô vừa.
Pan Pacific Hanoi cung cấp trang thiết bị hội thảo tiên tiến như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và kết nối Internet tốc độ cao. Ngoài ra, khách sạn còn nổi tiếng với các gói ẩm thực phong phú, mang đến sự hài lòng cho khách mời.
Trống Đồng Palace
Trống Đồng Palace là một chuỗi trung tâm tổ chức sự kiện và hội nghị nổi tiếng tại Hà Nội, với nhiều chi nhánh tại các quận trung tâm. Địa điểm này nổi bật với không gian rộng rãi, sang trọng và linh hoạt, phù hợp cho các sự kiện từ hội thảo, hội nghị, đến tiệc cưới và gala dinner.
Trống Đồng Palace cung cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại, máy chiếu và màn hình LED chất lượng cao. Các gói dịch vụ tại đây bao gồm trang trí sự kiện, tiệc catering, và đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp khách hàng dễ dàng tổ chức một sự kiện thành công.
Cung Xuân
Cung Xuân, nằm tại quận Hai Bà Trưng, là một địa điểm tổ chức sự kiện và cho thuê phòng hội thảo độc đáo với kiến trúc hiện đại và không gian sáng tạo. Trung tâm này cung cấp nhiều sảnh hội thảo và sự kiện với sức chứa từ vài chục đến hàng nghìn người, phù hợp cho các sự kiện chuyên nghiệp hoặc giải trí.
Cung Xuân được trang bị đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và các tiện ích hỗ trợ sự kiện khác. Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm tại đây luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ tổ chức các sự kiện theo yêu cầu. Không gian tại Cung Xuân còn có thể được điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với các loại hình sự kiện khác nhau.
Almaz Convention Center
Almaz Convention Center, thuộc khu đô thị Vinhomes Riverside tại quận Long Biên, là một trung tâm hội nghị và sự kiện cao cấp, mang đến không gian đẳng cấp quốc tế. Với thiết kế sang trọng và hiện đại, Almaz sở hữu nhiều sảnh hội nghị với sức chứa từ 50 đến 2.000 người, phù hợp cho các hội thảo, triển lãm, và tiệc gala.
Trung tâm này được trang bị các thiết bị kỹ thuật tiên tiến như hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và màn hình LED. Almaz còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bao gồm tiệc catering với thực đơn đa dạng và đội ngũ nhân viên tận tâm. Với vị trí thuận lợi và cơ sở vật chất hàng đầu, Almaz Convention Center là địa điểm lý tưởng cho các sự kiện quan trọng.
Như vậy, bạn đã nắm được cách setup phòng hội thảo chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, trên đây là list 10+ địa điểm uy tín để thuê phòng tổ chức hội thảo mà bạn không nên bỏ qua.
XEM THÊM
