Hầu hết sự kiện hội thảo chuyên nghiệp ngày nay đều nên có thư mời để gửi đến khách tham dự. Vậy thư mời tham dự hội thảo nên có những nội dung gì, có những dạng nào phổ biến và cần lưu ý gì khi viết thư mời? Hãy cùng ADD EVENT tìm hiểu chi tiết qua chia sẻ sau đây nhé.
Một số sự kiện cần có thư mời tham dự hội thảo
Thư mời là điều cần thiết nên có để thu hút khách mời và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Vì vậy, hiện nay, hầu hết các sự kiện hội thảo, hội nghị đều nên thiết kế thư mời, cụ thể:
- Hội thảo khoa học – Các sự kiện học thuật nhằm trao đổi nghiên cứu và kiến thức giữa các chuyên gia, giảng viên, và sinh viên trong một lĩnh vực cụ thể.
- Hội thảo doanh nghiệp – Tổ chức để các công ty, đối tác và khách hàng tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ mới hoặc xu hướng thị trường.
- Hội thảo công nghệ – Được tổ chức bởi các tập đoàn công nghệ để giới thiệu phát minh mới, cập nhật xu hướng công nghệ hoặc bàn luận về tương lai ngành.
- Hội thảo giáo dục – Nhằm nâng cao kiến thức cho giáo viên, học sinh, sinh viên hoặc các chuyên gia đào tạo về một lĩnh vực nhất định.
- Hội thảo về sức khỏe – Thường do bệnh viện, trung tâm y tế hoặc tổ chức y tế tổ chức để cung cấp kiến thức chuyên môn về chăm sóc sức khỏe. Tất nhiên, sự kiện này cũng cần có thư mời tham dự hội thảo.
- Hội thảo nhân sự – Được tổ chức để cập nhật xu hướng tuyển dụng, phát triển nhân sự và các chính sách lao động.
- Hội thảo về đầu tư và tài chính – Nhằm cung cấp thông tin về thị trường chứng khoán, bất động sản, quỹ đầu tư hoặc cách quản lý tài chính hiệu quả.
- Hội thảo khởi nghiệp – Dành cho các doanh nhân, startup nhằm chia sẻ kinh nghiệm, gọi vốn và mở rộng mạng lưới kinh doanh.
Thông tin cần có trên thư mời tham dự hội thảo
Thư mời hội thảo cần đầy đủ thông tin quan trọng để đảm bảo người nhận hiểu rõ về sự kiện và có thể sắp xếp tham gia. Dưới đây là các thông tin cần có trên thư mời:
- Tiêu đề thư: Cần ghi rõ “Thư mời hội thảo” để người nhận dễ dàng nhận biết nội dung.
- Tên hội thảo: Đề cập đến chủ đề hội thảo một cách ngắn gọn và rõ ràng, giúp khách mời hiểu ngay về nội dung sự kiện.
- Tên đơn vị tổ chức: Ghi rõ tên công ty, tổ chức hoặc đơn vị chủ trì hội thảo.
- Thời gian tổ chức: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham dự.
- Địa điểm tổ chức: Nếu là sự kiện trực tiếp thì ghi rõ địa chỉ cụ thể (tên hội trường, tòa nhà, đường, thành phố). Nếu là hội thảo trực tuyến thì cần cung cấp đường link tham gia và hướng dẫn truy cập.
- Nội dung hội thảo: Mô tả ngắn gọn về chương trình, các chủ đề chính, diễn giả (nếu có), và lợi ích mà khách mời nhận được khi tham gia.
- Thông tin diễn giả (nếu có): Nếu có chuyên gia hoặc khách mời nổi bật tham gia trình bày, nên giới thiệu ngắn gọn về họ.
- Hình thức đăng ký: Cung cấp thông tin về cách thức đăng ký (qua link, email, số điện thoại…) và thời hạn đăng ký.
- Thông tin liên hệ: Để khách mời có thể liên hệ nếu cần thêm thông tin, nên cung cấp số điện thoại, email hoặc trang web chính thức của ban tổ chức.
Một số dạng thư mời tham dự hội thảo phổ biến hiện nay
Hiện nay, có nhiều loại thư mời sự kiện khác nhau, tùy vào quy mô và tính chất của từng hội thảo được tổ chức. Trong đó, phổ biến là các loại sau đây:
Thư mời chính thức từ tổ chức, doanh nghiệp
Dạng thư mời này thường được gửi từ các công ty, tổ chức lớn hoặc hiệp hội chuyên ngành để mời đối tác, khách hàng, chuyên gia tham dự các hội thảo quan trọng. Nội dung thư thường trang trọng, sử dụng văn phong chuyên nghiệp, có đầy đủ thông tin về sự kiện như chủ đề, thời gian, địa điểm và diễn giả.
Thư có thể được gửi qua email dưới dạng file PDF hoặc in ấn để gửi trực tiếp. Dạng thư này phù hợp cho các hội thảo khoa học, hội thảo doanh nghiệp, hội thảo công nghệ hoặc các sự kiện lớn có sự tham gia của nhiều bên liên quan.
Thư mời hội thảo mang tính học thuật
Loại thư mời tham dự hội thảo này thường được các trường đại học, viện nghiên cứu hoặc các tổ chức giáo dục gửi đến giảng viên, sinh viên và các nhà nghiên cứu. Nội dung thư thường nhấn mạnh vào mục tiêu học thuật, đề cập đến các chủ đề nghiên cứu, những lợi ích khi tham gia và cách thức đăng ký.
Văn phong trong thư cần rõ ràng, dễ hiểu để đảm bảo đối tượng nhận thư có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng. Các hội thảo khoa học, hội thảo chuyên ngành và hội thảo nghiên cứu đều sử dụng dạng thư này.
Thư mời hội thảo mang tính nội bộ
Đối với các công ty tổ chức hội thảo đào tạo nhân sự hoặc các buổi họp chuyên đề nội bộ, thư mời có thể mang phong cách gần gũi, dễ tiếp cận hơn. Thư thường được gửi qua email nội bộ, ứng dụng quản lý công việc hoặc in ấn và đặt trên bàn làm việc của nhân viên.
Nội dung tập trung vào mục đích tổ chức, tầm quan trọng của hội thảo đối với nhân viên và yêu cầu tham dự. Những sự kiện như hội thảo đào tạo kỹ năng, hội thảo cập nhật xu hướng thị trường nội bộ hoặc hội thảo đánh giá hoạt động doanh nghiệp thường sử dụng loại thư này.
Thư mời tham dự hội thảo trực tuyến
Với sự phát triển của công nghệ, nhiều hội thảo hiện nay được tổ chức dưới hình thức trực tuyến, thường sử dụng thư mời qua email hoặc tin nhắn điện tử. Loại thư này cần chứa đường link tham gia, hướng dẫn truy cập, yêu cầu về thiết bị và phần mềm cần sử dụng.
Văn phong có thể linh hoạt tùy vào đối tượng tham dự nhưng vẫn cần đảm bảo chuyên nghiệp và rõ ràng. Các hội thảo về công nghệ, đào tạo trực tuyến, tư vấn khách hàng hoặc hội thảo dành cho cộng đồng mạng thường áp dụng loại thư mời này.
Thư mời hội thảo dành cho khách VIP
Khi tổ chức các hội thảo có sự tham gia của khách mời quan trọng như lãnh đạo cấp cao, chuyên gia hàng đầu hoặc đối tác chiến lược, thư mời cần có sự đầu tư về hình thức và nội dung. Thư mời tham dự hội thảo thường được in ấn trên giấy chất lượng cao, có thiết kế đẹp mắt và có thể gửi kèm quà tặng hoặc tài liệu giới thiệu về sự kiện.
Nội dung thư phải thể hiện sự trân trọng, nhấn mạnh vai trò quan trọng của khách mời trong sự kiện. Đây là dạng thư phù hợp cho những hội thảo về tài chính, hội thảo chính trị, hội thảo thương mại quốc tế và hội thảo quan hệ đối tác.
Thư mời hội thảo mở rộng cho cộng đồng
Một số hội thảo không giới hạn người tham dự mà muốn thu hút đông đảo công chúng, thì có thể sử dụng thư mời dưới dạng bài đăng trên mạng xã hội, email marketing hoặc website.
Nội dung thư mời cần hấp dẫn, súc tích và khuyến khích người xem đăng ký tham dự. Hình thức này phù hợp cho những sự kiện như hội thảo khởi nghiệp, hội thảo hướng nghiệp, hội thảo sức khỏe cộng đồng,…
Cần lưu ý gì khi viết thư mời tham dự hội thảo?
Để thư mời mang tính chuyên nghiệp nhất, bạn cần lưu ý một số điều sau đây khi trình bày nội dung:
Xác định rõ đối tượng nhận thư
Trước khi viết thư mời, bạn cần xác định rõ ai là đối tượng tham dự hội thảo để lựa chọn giọng điệu và cách trình bày phù hợp. Nếu hội thảo dành cho chuyên gia, doanh nghiệp hoặc khách VIP, thư mời cần trang trọng, chuyên nghiệp. Nếu đối tượng là sinh viên, cộng đồng hoặc người tham gia phổ thông, thư có thể linh hoạt, gần gũi hơn.
Đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết
Thư mời tham dự hội thảo cần có đầy đủ các thông tin quan trọng như tên sự kiện, đơn vị tổ chức, thời gian, địa điểm, nội dung chính, diễn giả, cách thức đăng ký và thông tin liên hệ.
Nếu là hội thảo trực tuyến, cần có đường link tham gia và hướng dẫn chi tiết về nền tảng sử dụng. Thông tin phải rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn hoặc thiếu sót khiến khách mời gặp khó khăn khi tham dự.
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, dễ hiểu
Ngôn ngữ trong thư mời cần trang trọng nhưng không quá cứng nhắc. Cách diễn đạt phải mạch lạc, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh dùng những từ ngữ phức tạp hoặc quá hàn lâm nếu không cần thiết.
Nếu thư gửi đến doanh nghiệp hoặc khách VIP, bạn nên sử dụng ngôn từ thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp. Nếu gửi cho cộng đồng hoặc nhóm không chuyên thì có thể viết theo cách gần gũi, tạo cảm giác thân thiện.
Chú ý đến hình thức trình bày thư mời tham dự hội thảo
Thư mời cần có bố cục rõ ràng, dễ đọc. Các thông tin quan trọng như tên hội thảo, thời gian, địa điểm nên được làm nổi bật bằng cách in đậm hoặc đặt trong đoạn riêng.
Nếu là thư in ấn, bạn nên sử dụng giấy chất lượng cao và có thiết kế chuyên nghiệp. Nếu là thư điện tử, thì nên chọn font chữ dễ đọc, màu sắc hài hòa và có thể đính kèm hình ảnh minh họa hoặc banner hội thảo để tạo điểm nhấn.
Cung cấp thông tin đăng ký rõ ràng
Nếu hội thảo yêu cầu đăng ký trước, bạn cần hướng dẫn rõ ràng về cách thức đăng ký, thời hạn và những yêu cầu liên quan. Nếu sử dụng Google Form, website đăng ký hoặc email, thì cần để đường link trực tiếp để khách mời dễ dàng thực hiện. Nếu hội thảo giới hạn số lượng người tham gia, bạn cần nêu rõ và khuyến khích khách mời đăng ký sớm.
Nên gửi thư mời tham dự hội thảo khi nào?
Thời gian gửi thư mời hội thảo phụ thuộc vào quy mô sự kiện, đối tượng tham dự và tính chất hội thảo. Việc gửi thư đúng thời điểm giúp khách mời có đủ thời gian sắp xếp lịch trình, chuẩn bị và đăng ký tham dự.
Đối với hội thảo quy mô lớn hoặc có khách VIP
Nếu hội thảo có sự tham gia của lãnh đạo doanh nghiệp, chuyên gia, hoặc khách VIP, bạn nên gửi thư ít nhất 3 – 4 tuần trước sự kiện. Những người bận rộn thường có lịch trình dày đặc, cần thời gian để sắp xếp công việc và xác nhận tham dự.
Bên cạnh đó, nếu sự kiện yêu cầu khách mời phải di chuyển xa hoặc đặt trước chỗ ở, bạn cũng nên gửi thư sớm để giúp họ có thời gian chuẩn bị tốt hơn.
Đối với hội thảo doanh nghiệp, hội thảo chuyên ngành
Các hội thảo dành cho doanh nghiệp, nhà nghiên cứu, hoặc đối tác kinh doanh thường có quy mô vừa, không yêu cầu chuẩn bị phức tạp. Trong trường hợp này, thư mời tham dự hội thảo nên được gửi trước 2 – 3 tuần. Nếu có hình thức đăng ký trước, bạn cần nhấn mạnh thời hạn đăng ký để khách mời không bỏ lỡ.
Đối với hội thảo nội bộ, đào tạo nhân sự
Những hội thảo tổ chức trong phạm vi công ty, đào tạo nhân viên hoặc cập nhật kiến thức chuyên môn có thể gửi thư trước 1 – 2 tuần. Nếu hội thảo diễn ra thường xuyên hoặc không yêu cầu chuẩn bị nhiều, có thể gửi thư trước 5 – 7 ngày là đủ. Tuy nhiên, nếu cần khách mời đọc tài liệu hoặc chuẩn bị nội dung trước, thì bạn nên thông báo sớm hơn.
Đối với hội thảo trực tuyến
Hội thảo trực tuyến có thể gửi thư mời trước 1 – 2 tuần, đặc biệt nếu có số lượng người tham dự lớn. Vì không cần di chuyển, khách mời có thể linh hoạt hơn trong việc tham gia.
Tuy nhiên, để đảm bảo tỷ lệ tham dự cao, bạn nên gửi email nhắc nhở trước 1 – 2 ngày và thêm một lời nhắc trước 1 – 2 giờ kèm theo đường link tham gia.
Như vậy, bạn đã biết thư mời tham dự hội thảo nên có những nội dung gì và cần lưu ý gì khi viết để đảm bảo tính chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chú ý đến thời điểm gửi thư phù hợp với từng đối tượng khách mời.
XEM THÊM
