Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mới nhất 2024

Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo như thế nào cho đúng quy định? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức quan tâm. Vậy, hãy cùng ADD EVENT tìm hiểu ngay quy trình chuẩn bị hồ sơ và xin cấp phép tổ chức sự kiện mới nhất 2024 nhé.

Tổ chức hội nghị, hội thảo có cần xin cấp phép không?

Theo quy định pháp luật Việt Nam, việc tổ chức hội nghị, hội thảo thường phải xin cấp phép từ cơ quan có thẩm quyền. Điều này là nhằm đảm bảo các sự kiện được tổ chức đúng quy định, an ninh và trật tự xã hội.

Trường hợp cần xin cấp phép:

Hội nghị, hội thảo quốc tế: Nếu có sự tham gia của người nước ngoài hoặc nội dung liên quan đến các vấn đề quốc tế, cần xin phép theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. 

Hội nghị, hội thảo trong nước: Tùy thuộc vào nội dung, quy mô và lĩnh vực, doanh nghiệp cần có thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong nước từ các cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh. 

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-1

Trường hợp không cần xin cấp phép:

Một số hội nghị, hội thảo nội bộ có quy mô nhỏ, không ảnh hưởng đến an ninh, trật tự xã hội và không có yếu tố nước ngoài có thể không cần xin phép. Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật, bạn nên liên hệ với cơ quan quản lý địa phương để được hướng dẫn cụ thể.

Lưu ý:

Việc không xin phép khi tổ chức hội nghị, hội thảo có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt. Do đó, trước khi tổ chức, bạn nên tìm hiểu kỹ các quy định liên quan và thực hiện đúng thủ tục xin phép nếu cần thiết.

Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chi tiết nhất

Để tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định thẩm quyền cấp phép

Thủ tướng Chính phủ: Cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có:

  • Thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế.
  • Chủ đề liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh: Cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-2

2. Chuẩn bị hồ sơ xin phép

Với thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, doanh nghiệp cần có những tài liệu sau đây trong hồ sơ:

  • Công văn xin phép tổ chức.
  • Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.
  • Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có).
  • Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức (nếu có).

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-3

3. Thời hạn nộp hồ sơ

Ít nhất 40 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ.

Ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-4

4. Quy trình xử lý hồ sơ

Đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chính phủ, thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị như sau:

  1. Cơ quan có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan liên quan.
  2. Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
  3. Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan liên quan.
  4. Đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác:
  5. Cơ quan có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan.
  6. Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho các cơ quan liên quan.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-5

5. Trách nhiệm sau khi được cấp phép

  • Sau khi doanh nghiệp được cấp phép tổ chức sự kiện thì:
  • Tiến hành hội nghị, hội thảo theo nội dung và đề án đã được phê duyệt.
  • Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan.
  • Báo cáo kết quả tổ chức trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-6

Lưu ý:

Việc không tuân thủ quy định về xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có thể dẫn đến vi phạm pháp luật và bị xử phạt. Do đó, bạn nên thực hiện đúng quy trình và thời hạn nộp hồ sơ để đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.

Những quy định khác doanh nghiệp cần biết khi chức hội nghị, hội thảo

Bên cạnh những thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, doanh nghiệp còn cần nắm rõ và tuân thủ các quy định khác sau đây:

Đăng ký nội dung chương trình và tài liệu liên quan

Khi tổ chức hội nghị, hội thảo, doanh nghiệp cần đăng ký đầy đủ nội dung chương trình, danh sách diễn giả và tài liệu sử dụng trong sự kiện. Tài liệu bao gồm bài phát biểu, báo cáo, hình ảnh, và bất kỳ nội dung nào được trình bày hoặc phát hành trong hội thảo.

Những tài liệu này phải phù hợp với nội dung đã xin phép và không vi phạm các quy định pháp luật, đặc biệt là liên quan đến chủ quyền quốc gia, an ninh, và tôn giáo.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-10

Quản lý đối tượng tham dự

Ngoài thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, doanh nghiệp phải kiểm soát danh sách người tham dự, bao gồm cả khách mời quốc tế. Nếu có sự tham gia của người nước ngoài, doanh nghiệp cần đăng ký thông tin cá nhân của họ với cơ quan quản lý nhà nước.

Điều này là nhằm đảm bảo các yếu tố an ninh và trật tự xã hội. Với các hội nghị có yếu tố quốc tế, thông tin về số lượng, quốc tịch và mục đích tham dự của khách quốc tế cần được làm rõ trong hồ sơ xin phép.

Tuân thủ quy định về địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo phải đáp ứng các yêu cầu về an toàn, an ninh và điều kiện cơ sở vật chất. Nếu tổ chức tại khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc các địa điểm lớn, cần đảm bảo có đầy đủ giấy phép kinh doanh dịch vụ hội họp của địa điểm đó. Ngoài ra, địa điểm phải được xác nhận trong hồ sơ xin phép và không được thay đổi nếu chưa có sự phê duyệt từ cơ quan chức năng.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-7

Quy định về an ninh và phòng cháy chữa cháy

Trong quá trình tổ chức, ngoài việc phải tiến hành thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị theo quy định, doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy.

Cụ thể, cần kiểm tra các thiết bị phòng cháy, xây dựng phương án xử lý tình huống khẩn cấp và bố trí nhân viên phụ trách an ninh tại sự kiện. Doanh nghiệp cần phối hợp với lực lượng chức năng tại địa phương để đảm bảo các điều kiện an toàn.

Quy định về quảng bá và truyền thông

Doanh nghiệp cần xin phép cơ quan quản lý nếu có kế hoạch quảng bá hội nghị, hội thảo trên các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình hoặc mạng xã hội.

Nội dung quảng bá phải chính xác, phù hợp với nội dung chương trình đã được phê duyệt và không gây hiểu lầm cho công chúng. Nếu sử dụng hình ảnh hoặc video, cần kiểm tra bản quyền và tránh vi phạm pháp luật sở hữu trí tuệ.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-8

Báo cáo kết quả sau hội nghị, hội thảo

Sau khi hoàn thành thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị và triển khai sự kiện kết thúc, doanh nghiệp phải nộp báo cáo kết quả tổ chức cho cơ quan quản lý. 

Báo cáo này bao gồm thông tin chi tiết về số lượng người tham dự, nội dung được trình bày, kết quả đạt được và các kiến nghị (nếu có). Báo cáo cần được gửi trong thời hạn 15 ngày làm việc và phải đảm bảo trung thực, chính xác.

Xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh

Nếu xảy ra các tình huống bất ngờ như sự cố an ninh, vi phạm pháp luật trong quá trình tổ chức, doanh nghiệp phải báo cáo ngay cho cơ quan quản lý và chịu trách nhiệm giải quyết. Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị các hợp đồng bảo hiểm sự kiện, hợp đồng với đối tác và nhân viên để bảo vệ quyền lợi pháp lý khi có tranh chấp.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-9

Quy định về tài chính và thuế

Các chi phí liên quan đến tổ chức hội nghị, hội thảo cần được kê khai minh bạch và tuân thủ các quy định về thuế. Nếu nhận tài trợ từ tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp phải báo cáo rõ ràng nguồn gốc và mục đích sử dụng. Từ đó tránh các vi phạm liên quan đến tài chính, chống rửa tiền và các hành vi sai phạm khác.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-14

Giải giáp để tối ưu thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị

Để thủ tục cấp phép tổ chức sự kiện nhanh gọn hơn và tiết kiệm thời gian hơn cho doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo một số giải pháp sau đây:

Thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện uy tín giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý các thủ tục hành chính. Các đơn vị này thường có đội ngũ chuyên gia am hiểu về quy định pháp luật, hỗ trợ từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tiến trình cấp phép cho đến khi hoàn thành.

Trong đó, ADD EVENT là một công ty nổi bật tại Hà Nội với kinh nghiệm tổ chức hội nghị quốc tế. Chúng tôi có thể đảm bảo toàn bộ quá trình từ xin phép, điều phối sự kiện đến hậu cần đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp và chính xác.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-11

Sử dụng các mẫu đề án và hồ sơ chuẩn

Doanh nghiệp có thể tối ưu thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị bằng cách sử dụng các mẫu đề án và hồ sơ được soạn sẵn theo đúng quy định pháp luật. Điều này sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ hồ sơ bị trả lại do sai sót hoặc thiếu thông tin. Các công ty tổ chức sự kiện thường cung cấp bộ hồ sơ mẫu hoặc hỗ trợ chỉnh sửa theo yêu cầu.

Tận dụng dịch vụ tư vấn pháp lý

Thuê một đơn vị tư vấn pháp lý chuyên về lĩnh vực sự kiện giúp đảm bảo hồ sơ tuân thủ đúng quy định, đặc biệt với các hội nghị quốc tế có yếu tố nước ngoài. Đơn vị tư vấn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc soạn thảo, rà soát và nộp hồ sơ đúng thời hạn.

thu-tuc-cap-phep-to-chuc-hoi-nghi-12

Sử dụng nền tảng công nghệ để quản lý thủ tục

Áp dụng các nền tảng trực tuyến để theo dõi tiến trình cấp phép giúp tiết kiệm thời gian và quản lý hồ sơ hiệu quả. Ví dụ, nhiều công ty tổ chức sự kiện cung cấp các công cụ hỗ trợ kiểm tra tình trạng xử lý hồ sơ hoặc đặt lịch làm việc với cơ quan chức năng.

Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mới nhất 2024

Hy vọng với thông tin trên đây, bạn đã nắm được thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo cũng như một số quy định quan trọng khác. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ những yêu cầu cần thiết để tuân thủ quy định của nhà nước, giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.

XEM THÊM

Tư vấn chi tiết

Gửi đăng ký theo biểu mẫu, đội ngũ ADD Event sẽ liên hệ đến quý khách hàng trong thời gian sớm nhất!

Dịch vụ liên quan

Thành tựu

Dự án nổi bật