Khởi công là gì, khi nào thì doanh nghiệp cần tiến hành khởi công? Đây là vấn đề mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh rủi ro về pháp lý khi khởi công công trình, dự án bất kỳ. Hãy cùng ADD EVENT giải đáp và tìm hiểu quy trình chi tiết để tổ chức sự kiện này nhé.
Khởi công là gì?
Khởi công là thuật ngữ dùng để chỉ thời điểm chính thức bắt đầu quá trình xây dựng một công trình, dự án hoặc cơ sở hạ tầng. Đây là một bước quan trọng trong lĩnh vực xây dựng, đánh dấu sự khởi đầu thực tế của việc thi công sau giai đoạn chuẩn bị như thiết kế, lập kế hoạch, xin cấp phép và chuẩn bị mặt bằng.
Buổi lễ khởi công thường được tổ chức để công bố và tạo động lực cho dự án, thu hút sự chú ý của các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, chính quyền địa phương và công chúng.
Khởi công không chỉ mang ý nghĩa thực tế là bắt đầu xây dựng, mà còn biểu trưng cho sự khởi đầu đầy hy vọng và quyết tâm, hứa hẹn về sự thành công của công trình trong tương lai.
Thời điểm doanh nghiệp cần tiến hành khởi công
Bên cạnh hiểu rõ khởi công là gì, bạn cũng cần biết thời điểm khởi công phù hợp. Theo quy định tại khoản 10 Điều 90 Luật Xây dựng 2014, thời hạn khởi công công trình không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp giấy phép xây dựng.
Ngoài ra, theo khoản 1 Điều 107 Luật Xây dựng 2014 (được sửa đổi, bổ sung năm 2020), chủ đầu tư phải gửi thông báo về ngày khởi công xây dựng đến cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng tại địa phương trước thời điểm khởi công ít nhất 3 ngày làm việc.
Như vậy, doanh nghiệp cần tiến hành khởi công trong vòng 12 tháng kể từ ngày được cấp giấy phép xây dựng và phải thông báo cho cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng tại địa phương ít nhất 3 ngày làm việc trước khi khởi công.
Quy trình tổ chức sự kiện khởi công chi tiết từ A đến Z
Và sau đây là quy trình các bước chi tiết để chuẩn bị, lên kế hoạch và tổ chức sự kiện khởi công chuyên nghiệp nhất. Mời bạn tham khảo:
Lập kế hoạch và xác định mục tiêu
Ban tổ chức hoặc doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu cụ thể của sự kiện khởi công là gì, là để tạo ấn tượng tốt với đối tác, công bố dự án ra công chúng, hay thúc đẩy quảng bá thương hiệu? Tiếp theo, cần lập kế hoạch tổng thể, bao gồm các hạng mục công việc như quản lý khách mời, chuẩn bị thiết bị, và phân bổ nhân sự.
Ngoài ra, bảng tiến độ công việc chi tiết với thời gian hoàn thành cụ thể cho từng nhiệm vụ cũng cần được xây dựng. Đồng thời, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp nội bộ để đảm bảo toàn đội ngũ nắm rõ mục tiêu và các bước triển khai.
Chuẩn bị ngân sách
Doanh nghiệp cần liệt kê toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến sự kiện, bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm, trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu).
- Chi phí truyền thông (quay phim, chụp ảnh, quảng bá).
- Chi phí nhân sự phục vụ sự kiện.
- Chi phí dự phòng cho các vấn đề phát sinh.
Ngân sách phải được dự toán kỹ lưỡng và phân bổ rõ ràng cho từng hạng mục để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc vượt quá mức cho phép. Sau khi hoàn thiện, ngân sách cần được lãnh đạo phê duyệt trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Sau khi xác định kế hoạch khởi công là gì, ban tổ chức phải liên hệ cơ quan chức năng tại địa phương để xin giấy phép tổ chức sự kiện. Hồ sơ xin phép thường bao gồm:
- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản sao).
- Kế hoạch chi tiết sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, và quy mô tổ chức.
- Giấy chứng nhận về an toàn lao động và các cam kết về bảo vệ môi trường tại khu vực tổ chức.
Sau khi hoàn thành hồ sơ, ban tổ chức nộp cho cơ quan quản lý và theo dõi quá trình xét duyệt. Quan trọng, việc này cần được thực hiện ít nhất 2-3 tuần trước ngày tổ chức để tránh chậm trễ.
Chọn địa điểm và thời gian
Ban tổ chức cần chọn một địa điểm phù hợp với quy mô và mục tiêu của sự kiện. Địa điểm nên đảm bảo các yếu tố như:
- Giao thông thuận tiện để khách mời dễ dàng tham dự.
- Không gian đủ rộng rãi, có đầy đủ cơ sở vật chất hỗ trợ như bãi đậu xe, nguồn điện, và khu vực phục vụ ăn uống (nếu có).
Về thời gian, cần chọn ngày và giờ phù hợp, tránh các dịp lễ lớn hoặc thời gian có điều kiện thời tiết không thuận lợi. Sau khi quyết định ngày khởi công là gì, địa điểm phải được đặt trước và ký hợp đồng thuê để đảm bảo không phát sinh vấn đề.
Thiết kế ý tưởng và kịch bản chương trình
Doanh nghiệp cần xây dựng ý tưởng độc đáo, phù hợp với thông điệp muốn truyền tải tại sự kiện. Tiếp đó, một kịch bản chương trình chi tiết cần được soạn thảo, bao gồm:
- Thời gian diễn ra từng phần của chương trình (lễ khai mạc, phát biểu, nghi thức khởi công, và phần kết thúc).
- Danh sách khách mời tham dự, bao gồm người phát biểu và đối tác quan trọng.
- Các hoạt động hỗ trợ như trình diễn văn nghệ, cắt băng khánh thành, hoặc quay phim, chụp ảnh.
Kịch bản cần được duyệt kỹ lưỡng và đảm bảo tính khả thi. Đồng thời, ban tổ chức phải chuẩn bị phương án dự phòng cho những tình huống ngoài ý muốn.
Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, sân khấu)
Sau khi hình dung kế hoạch khởi công là gì, bạn cần tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, có kinh nghiệm trong việc hỗ trợ tổ chức sự kiện. Cụ thể, bạn cần:
- Lập danh sách các đơn vị tiềm năng và tham khảo báo giá.
- Kiểm tra hồ sơ năng lực, các dự án đã thực hiện trước đó để đánh giá chất lượng.
- Thỏa thuận về các hạng mục cần thuê như hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED.
- Ký kết hợp đồng rõ ràng, bao gồm các điều khoản về thời gian lắp đặt, hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì trong suốt sự kiện.
- Theo dõi và kiểm tra tiến độ lắp đặt của đơn vị cung cấp để đảm bảo đúng yêu cầu.
Mời khách mời và đối tác tham dự
Tiếp theo là cần lập danh sách khách mời gồm đối tác, lãnh đạo địa phương, nhà thầu và báo chí.
- Chuẩn bị thư mời hoặc email mời, bao gồm thông tin chi tiết về sự kiện: thời gian, địa điểm, chương trình.
- Gửi lời mời sớm để khách mời có thời gian sắp xếp.
- Theo dõi và xác nhận sự tham dự qua điện thoại hoặc email.
- Chuẩn bị chỗ ngồi đặc biệt cho các vị trí quan trọng và phân công nhân sự đón tiếp.
Chuẩn bị vật dụng và thiết bị cần thiết
Bước kế tiếp là lập danh sách các vật dụng và thiết bị cần thiết cho sự kiện khởi công là gì, chẳng hạn như:
- Dụng cụ lễ khởi công (xẻng, mũ bảo hộ, bao tay).
- Bàn ghế, bục phát biểu, thảm đỏ và cờ hoa trang trí.
- Thiết bị hỗ trợ như micro, máy chiếu, màn hình hiển thị.
Sau đó, phân công nhân sự kiểm tra từng hạng mục để đảm bảo đầy đủ và phù hợp với kế hoạch.
Tổ chức truyền thông và quảng bá sự kiện
Doanh nghiệp cũng cần xây dựng chiến lược truyền thông nhằm quảng bá sự kiện hiệu quả. Các hoạt động cần thực hiện là:
- Chuẩn bị nội dung thông cáo báo chí và gửi tới các cơ quan truyền thông.
- Quảng bá qua các kênh mạng xã hội, website, hoặc email marketing.
- Đặt banner hoặc poster tại khu vực xung quanh địa điểm tổ chức.
- Lên kế hoạch chụp ảnh, quay phim trong sự kiện để phục vụ truyền thông sau này.
Dàn dựng và kiểm tra sân khấu, trang trí khu vực
Sau khi nhận bàn giao địa điểm và hiểu rõ kế hoạch khởi công là gì, ban tổ chức phối hợp với đơn vị cung cấp để thực hiện dàn dựng sân khấu. Các bước cụ thể:
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED và các hạng mục sân khấu khác.
- Trang trí khu vực sự kiện với thảm đỏ, băng rôn, hoa và các chi tiết phù hợp với chủ đề.
- Kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo không xảy ra trục trặc kỹ thuật.
- Bố trí khu vực đón tiếp khách mời và các khu vực phục vụ khác.
Tập duyệt chương trình
Trước ngày tổ chức, bạn cần tiến hành tập duyệt để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
- Diễn tập theo kịch bản chương trình, kiểm tra thời gian và nội dung của từng phần.
- Kiểm tra hoạt động của âm thanh, ánh sáng và thiết bị hỗ trợ.
- Đào tạo và phân công nhiệm vụ cho nhân sự phụ trách các phần như MC, người phát biểu, đội hậu cần.
- Xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra phương án xử lý.
Tập duyệt nên được thực hiện ít nhất một lần đầy đủ để mọi bên liên quan đều nắm rõ trách nhiệm trong ngày khởi công là gì và đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi.
Đón tiếp khách mời và kiểm soát an ninh
Ban tổ chức cần phân công nhân sự đảm nhận từng khâu trong việc đón tiếp và kiểm soát an ninh. Cụ thể:
Đón tiếp khách mời: Chuẩn bị bàn đón tiếp với danh sách khách mời, bảng tên hoặc thẻ đại diện nếu cần. Nhân viên lễ tân phải có thái độ chuyên nghiệp, lịch sự, và hướng dẫn khách vào đúng khu vực.
Kiểm soát an ninh: Phối hợp với đội ngũ bảo vệ hoặc cơ quan chức năng để kiểm tra an ninh tại địa điểm tổ chức. Đảm bảo mọi lối ra vào có người giám sát, tránh sự cố như người không liên quan xâm nhập hoặc gây rối.
Hướng dẫn chỗ ngồi: Nhân viên cần được bố trí tại khu vực chính để hướng dẫn khách mời ngồi đúng vị trí đã được sắp xếp trước.
Thực hiện chương trình theo kịch bản
Sự kiện cần bám sát kịch bản đã chuẩn bị để hiểu rõ ý nghĩa khởi công là gì, và phân công nhân sự giám sát từng phần. Các bước cụ thể:
Quản lý thời gian: MC và các bộ phận liên quan phải theo dõi chặt chẽ thời gian, đảm bảo các tiết mục diễn ra đúng lịch trình.
Điều phối hoạt động: Các đội kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng) và nhân sự hậu cần cần phối hợp nhịp nhàng để hỗ trợ các tiết mục và phần phát biểu.
Giám sát: Người phụ trách chương trình phải luôn theo dõi toàn bộ sự kiện để nhanh chóng xử lý các tình huống phát sinh như trục trặc kỹ thuật hoặc thay đổi trong kịch bản.
Kết thúc sự kiện và cảm ơn khách mời
Ban tổ chức cần chuẩn bị một phần kết thúc trang trọng để gửi lời cảm ơn đến tất cả các khách mời tham dự. Cụ thể:
Phát biểu cảm ơn: Đại diện doanh nghiệp hoặc ban tổ chức sẽ phát biểu ngắn gọn, bày tỏ sự tri ân đối với khách mời, đối tác và đội ngũ thực hiện.
Tặng quà lưu niệm: Nếu có, quà lưu niệm cần được chuẩn bị và trao tận tay khách mời trước khi họ ra về.
Gửi thông điệp tiếp theo: Thông báo rõ các bước tiến trong dự án sau ngày khởi công là gì hoặc mời khách mời tham gia các sự kiện khác trong tương lai.
Thu dọn hiện trường và hoàn trả mặt bằng
Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức phải đảm bảo mặt bằng được dọn dẹp và trả lại trong tình trạng ban đầu. Cụ thể:
Dọn dẹp: Phân công nhân sự hoặc thuê đội vệ sinh chuyên nghiệp để thu gom rác, tháo dỡ sân khấu và sắp xếp lại đồ đạc.
Kiểm kê thiết bị: Kiểm tra tình trạng các thiết bị thuê và báo cáo nếu có hư hỏng. Trả lại toàn bộ thiết bị cho các nhà cung cấp.
Hoàn trả mặt bằng: Làm việc với chủ địa điểm để hoàn thành thủ tục bàn giao, đảm bảo không có khiếu nại phát sinh.
Đánh giá và báo cáo tổng kết sự kiện
Cuối cùng là tổ chức buổi họp tổng kết sau sự kiện để đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm.
Thu thập ý kiến: Ghi nhận phản hồi từ khách mời, đối tác, và đội ngũ thực hiện. Có thể sử dụng bảng khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp.
Đánh giá hiệu quả: Đối chiếu kết quả thực tế với mục tiêu ban đầu, bao gồm mức độ hài lòng của khách mời, chất lượng thực hiện và hiệu quả truyền thông.
Báo cáo: Lập báo cáo tổng kết chi tiết, liệt kê các hạng mục đã hoàn thành, các vấn đề gặp phải, và những bài học kinh nghiệm. Báo cáo này sẽ là cơ sở cho việc cải thiện và chuẩn bị cho các sự kiện tiếp theo.
Như vậy, bạn đã hiểu rõ khởi công là gì và quy trình chi tiết để tổ chức khởi công. Hy vọng bạn sẽ có một sự kiện thành công rực rỡ để quá trình xây dựng công trình, dự án khởi đầu thuận lợi.
XEM THÊM
