Lễ khai trương là sự kiện lớn hết sức quan trọng với bất kỳ dự án hay cơ sở kinh doanh mới nào. Nhưng bạn đã biết quy trình tổ chức lễ khai trương chuẩn là như thế nào chưa? Hãy cùng ADD Event điểm qua kịch bản chuẩn để buổi lễ trọng đại này diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp nhất nhé.
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương, hay còn gọi là Grand Opening, là sự kiện trọng đại đối với mọi doanh nghiệp. Sự kiện này đánh dấu sự ra mắt chính thức của một cơ sở kinh doanh mới và là cơ hội để giới thiệu thương hiệu tới công chúng rộng rãi. Đây là dịp để một doanh nghiệp thể hiện sự nghiêm túc và cam kết trong việc phát triển sản phẩm hay dịch vụ của mình, và cũng là cơ hội để thu hút sự chú ý của các đối tác và khách hàng tiềm năng.
Việc tổ chức khai trương bắt nguồn từ quan niệm dân gian, rằng khởi đầu thuận lợi sẽ đem lại may mắn và thành công trong tương lai cho hoạt động kinh doanh. Do đó, một lễ khai trương được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện một cách chuyên nghiệp có thể tạo dấu ấn tích cực, may mắn. Cùng với đó là góp phần xây dựng niềm tin và hình ảnh của thương hiệu trong mắt công chúng.
Quy trình tổ chức lễ khai trương chuẩn chỉnh
Sau đây là kịch bản chi tiết các bước để tổ chức buổi lễ khai trương chuẩn mới nhất năm 2024. Mời bạn tham khảo:
Lên ý tưởng, kế hoạch
Quá trình tổ chức một lễ khai trương bắt đầu từ việc lập kế hoạch tổng thể và chi tiết. Đầu tiên, cần thiết lập danh sách khách mời để ước tính số lượng tham dự và chuẩn bị phù hợp. Việc khảo sát và lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện cần được thực hiện kỹ lưỡng, đảm bảo phù hợp với quy mô và nhu cầu của buổi lễ.
Sau đó, các doanh nghiệp cần thiết kế các tài liệu cần thiết như thư mời, banner, và backdrop cho sân khấu. Đồng thời, cần tiến hành in ấn và phát thư mời cũng như xin các giấy phép liên quan đến tổ chức sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật.
Trang trí cho buổi lễ khai trương
Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức lễ khai trương là giai đoạn dàn dựng. Trọng tâm là làm nổi bật không gian tổ chức thông qua việc trang trí bên ngoài và bên trong. Banner và băng rôn nên được treo ở những vị trí dễ thấy, dẫn dắt người tham gia vào khu vực tổ chức. Bên cạnh đó, cần dựng các cột inox và xích để tạo lối đi rõ ràng cho khách mời.
Về phần bên trong, hệ thống ánh sáng và âm thanh cần được lắp đặt chuyên nghiệp, bổ sung máy chiếu và màn hình led để tăng cường trải nghiệm thị giác. Sân khấu là tâm điểm, cần được trang trí bằng thảm đỏ, backdrop chủ đề và hoa tươi. Không gian ngồi của khách mời cũng cần được chăm chút với ghế được bọc áo và trang trí nơ, cùng biển tên và hoa tươi trên mỗi bàn.
Cuối cùng, khu vực đón khách cần được chuẩn bị kỹ lưỡng với bàn ghế và thức uống phục vụ, như nước suối, trà, cà phê, và rượu vang, sẵn sàng chào đón khách mời trong khi chờ đợi lễ khai trương bắt đầu.
Để chuẩn bị chu đáo nhất cho buổi lễ khai trương trọng đại, bạn có thể tham khảo dịch vụ tổ chức khai trương chuyên nghiệp tại ADD Event – Đơn vị Top đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại khu vực phía Bắc.
Bắt đầu quy trình tổ chức lễ khai trương
Đón tiếp khách mời
Bạn có thể bố trí đội ngũ nhân viên chia thành ba nhóm để đón tiếp khách một cách chuyên nghiệp.
- Nhóm đầu tiên sẽ đón khách ngay từ cổng và hướng dẫn họ đến quầy tiếp tân.
- Nhóm thứ hai tại quầy tiếp tân sẽ cài hoa hoặc dán logo thương hiệu lên áo khách mời như một lời chào mừng.
- Nhóm ba sẽ dẫn khách đến chỗ ngồi và quầy đón khách, đảm bảo mọi người cảm thấy được chào đón và thoải mái.
Đồng thời, phải có nhân viên hướng dẫn đỗ xe, nhận quà tặng chúc mừng từ khách mời, và kiểm tra liên tục các tiến trình chuẩn bị cũng như thiết bị âm thanh, ánh sáng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Tiết mục văn nghệ
Tiếp nối quy trình tổ chức lễ khai trương là các tiết mục văn nghệ, giúp thu hút và giữ chân khách tham dự. Sự kiện khai trương nên bắt đầu với màn múa lân sôi động, một nét văn hóa đặc sắc thường thấy trong các sự kiện lớn tại Việt Nam, nhằm mang lại may mắn và thành công.
Sau màn mở màn, các tiết mục ca hát và nhảy múa sẽ làm nóng không khí, tạo nên một bầu không khí lễ hội. Trong lúc đó, MC cần ổn định khách vào chỗ ngồi và giải thích mục đích cũng như ý nghĩa của buổi lễ. Việc này giúp khách mời hiểu rõ hơn về sự kiện và thương hiệu, cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của doanh nghiệp.
Khai mạc buổi lễ khai trương
Bắt đầu phần chính của buổi lễ, MC sẽ giới thiệu các đại biểu, đối tác và khách quý tham dự. Đây là dịp để công chúng nhận diện và hiểu rõ về những người có ảnh hưởng và sự góp mặt trong sự phát triển của công ty. Tiếp theo, có thể trình chiếu một video ngắn về quá trình hình thành và phát triển của công ty để giúp khách mời nhìn lại chặng đường mà doanh nghiệp đã trải qua.
Sau phần trình chiếu, lãnh đạo công ty sẽ lên phát biểu, chia sẻ về hành trình của công ty, cảm ơn sự hỗ trợ từ các đối tác và khách hàng, và đưa ra những tâm huyết cũng như kỳ vọng cho tương lai.
Cắt băng khai trương
Một trong những khoảnh khắc trọng điểm của buổi lễ là nghi thức cắt băng khai trương. MC sẽ mời lãnh đạo công ty và các đại biểu quan trọng lên sân khấu để thực hiện nghi thức này. Việc cắt băng là biểu tượng cho việc chính thức khai trương, cầu mong cho khởi đầu mới đầy hứa hẹn.
Sau khi cắt băng, sẽ có phần khui sâm banh và cắt bánh. Đây là những nghi thức không thể thiếu trong các sự kiện trọng đại, tượng trưng cho sự chúc mừng và thành công. Cuối cùng, MC sẽ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty một lần nữa và mời khách tham quan, trải nghiệm sản phẩm tại chỗ.
Kết thúc buổi lễ
Khi buổi lễ khai trương dần đi đến hồi kết, nhân viên sẽ tiễn khách ra về, đồng thời tặng hoa, quà và mã giảm giá nhằm khuyến khích khách hàng sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
Tóm lại, quy trình tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp cần được thực hiện chu đáo, từ bước lên ý tưởng đến khi bắt tay vào triển khai. Bạn có thể tham khảo quy trình các bước như trên và tùy chỉnh tùy vào bối cảnh cụ thể nhé.
XEM THÊM
