Tổ chức tiệc cưới cần làm những gì? Đây chắc hẳn là điều mà nhiều cặp đôi sắp cưới đang rất quan tâm. Vậy, hãy cùng ADD EVENT lên kế hoạch chi tiết để chuẩn bị cho tiệc cưới sắp tới của bạn nhé! Mời bạn tham khảo ngay thông tin sau đây.
Một số cách tổ chức tiệc cưới phổ biến nhất hiện nay
Từ trước đến nay, có hai hình thức tổ chức đám cưới điển hình nhất, là tổ chức tại nhà hoặc tại trung tâm tiệc cưới và nhà hàng. Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng.
Tổ chức tiệc cưới tại nhà
Tiệc cưới tại nhà là một trong những hình thức truyền thống được nhiều cặp đôi lựa chọn, đặc biệt là ở các vùng quê và những gia đình có không gian rộng rãi. Tiệc cưới tại nhà mang lại cảm giác ấm cúng, gần gũi khi gia đình, bạn bè có thể dễ dàng tham gia mà không phải di chuyển xa.
Để tổ chức thành công, gia đình cần chuẩn bị chu đáo từ việc dựng rạp, trang trí sân khấu đến việc sắp xếp bàn ghế, âm thanh, ánh sáng. Thực đơn thường do gia đình tự tay chuẩn bị hoặc thuê dịch vụ nấu ăn tại chỗ.
Ưu điểm của hình thức này là không gian tự do, thoải mái, mang dấu ấn riêng của gia đình. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và công phu, dễ gây mệt mỏi cho gia đình trong quá trình tổ chức.
Tổ chức tiệc cưới tại trung tâm tiệc cưới, nhà hàng
Tổ chức đám cưới tại trung tâm tiệc cưới hoặc nhà hàng là một hình thức phổ biến trong các thành phố lớn và các cặp đôi hiện đại. Với không gian sang trọng, tiện nghi và được thiết kế chuyên nghiệp, trung tâm tiệc cưới hay nhà hàng cung cấp trọn gói từ trang trí, âm thanh, ánh sáng đến thực đơn.
Các cặp đôi chỉ cần lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với sở thích và ngân sách. Ưu điểm của hình thức này là sự tiện lợi, chuyên nghiệp và không phải lo lắng nhiều về khâu tổ chức, giúp giảm bớt áp lực cho gia đình.
Các nhà hàng, trung tâm tiệc cưới thường có đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp và hệ thống trang thiết bị hiện đại, mang lại trải nghiệm tiệc cưới trọn vẹn và đẳng cấp cho khách mời. Tuy nhiên, chi phí tổ chức tại các địa điểm này thường cao hơn so với tiệc cưới tại nhà.
Các bước chuẩn bị để tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp, trọn vẹn nhất
Để chuẩn bị cho tiệc cưới chu đáo và chuyên nghiệp nhất, bạn cần chuẩn bị nhiều việc, điển hình là:
Xác định ngân sách
Việc đầu tiên cần làm khi tổ chức đám cưới là xác định rõ ngân sách tổng thể. Điều này giúp bạn kiểm soát chi tiêu và phân bổ hợp lý cho từng hạng mục.
Ngân sách tiệc cưới bao gồm các chi phí chính như địa điểm, trang phục, trang trí, thực đơn, chụp hình quay phim, thiệp mời, và dịch vụ giải trí. Bạn cần tham khảo giá cả từ nhiều nguồn để có thể đưa ra con số chính xác và phù hợp với khả năng tài chính của mình.
Lên danh sách khách mời
Sau khi xác định ngân sách, bước tiếp theo là lên danh sách khách mời. Việc này giúp bạn biết rõ số lượng người tham dự, từ đó chọn địa điểm và thực đơn phù hợp. Khi lập danh sách, bạn nên phân chia thành hai nhóm: nhóm thân thiết gồm gia đình, bạn bè gần gũi và nhóm khách xã giao như đồng nghiệp, đối tác.
Danh sách khách mời càng chính xác, cụ thể sẽ giúp bạn tránh việc mời thiếu hoặc mời quá đông, gây ra tình trạng không kiểm soát được số lượng bàn tiệc và ngân sách.
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới
Lựa chọn địa điểm tổ chức cần dựa trên số lượng khách mời, ngân sách và phong cách bạn muốn. Bạn có thể chọn giữa tổ chức tại nhà, nhà hàng, trung tâm tiệc cưới hoặc những địa điểm ngoài trời như resort, bãi biển. Mỗi địa điểm đều có những ưu và nhược điểm khác nhau.
Hãy kiểm tra kỹ các dịch vụ đi kèm như trang trí, âm thanh, ánh sáng và chỗ đậu xe để đảm bảo địa điểm bạn chọn có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Việc đặt cọc địa điểm cũng nên được thực hiện sớm để tránh tình trạng kín chỗ vào mùa cưới cao điểm.
Chọn ngày và giờ tổ chức
Chọn ngày và giờ tổ chức là bước quan trọng, ảnh hưởng đến việc sắp xếp các khâu chuẩn bị khác. Bạn cần chọn ngày phù hợp với cả hai bên gia đình và tránh những ngày có sự kiện lớn khác để đảm bảo khách mời có thể tham dự đầy đủ.
Ngoài ra, giờ tổ chức cũng cần được tính toán kỹ lưỡng để phù hợp với lịch trình của khách mời. Thời gian thường được chọn vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ để tiện cho việc di chuyển và sắp xếp công việc.
Lựa chọn trang phục tổ chức tiệc cưới
Đối với cô dâu, việc thử váy cưới cần thực hiện sớm để có thời gian điều chỉnh, may đo hoặc lựa chọn váy thuê phù hợp với vóc dáng và phong cách cá nhân. Ngoài ra, cần chọn váy phụ dâu và trang phục cho mẹ cô dâu, mẹ chú rể.
Đối với chú rể, việc lựa chọn vest hoặc áo dài cần đảm bảo sự thanh lịch, phù hợp với chủ đề cưới và hài hòa với trang phục cô dâu. Cả hai nên cân nhắc phụ kiện đi kèm như giày, trang sức, nơ, và cà vạt để tạo nên sự đồng điệu cho ngày cưới.
Chọn dịch vụ trang trí và phong cách tiệc cưới
Việc chọn dịch vụ trang trí và phong cách tiệc cưới sẽ quyết định không gian và cảm xúc của buổi lễ. Bạn cần thảo luận với dịch vụ trang trí để chọn tông màu chủ đạo, hoa, phụ kiện và các vật dụng trang trí sao cho phù hợp với địa điểm và phong cách bạn mong muốn.
Có nhiều phong cách khác nhau như tiệc cưới cổ điển, hiện đại, rustic, hoặc tiệc cưới ngoài trời. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến việc trang trí bàn tiệc, cổng hoa, phông nền, và hệ thống ánh sáng để tạo ra một không gian ấn tượng và phù hợp với chủ đề đã chọn. Đảm bảo tất cả các chi tiết từ hoa, bóng đèn, nến đến bàn ghế đều hài hòa và thống nhất.
XEM THÊM: Top 9 đơn vị trang trí đám cưới sang trọng nhất 2024 tại Hà Nội
Lên thực đơn tổ chức tiệc cưới
Thực đơn tiệc cưới đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm của khách mời. Bạn cần chọn thực đơn phù hợp với khẩu vị của đa số khách mời, cân nhắc giữa các lựa chọn món ăn truyền thống hoặc hiện đại. Thực đơn tiệc cưới thường bao gồm món khai vị, món chính và món tráng miệng.
Để đa dạng, bạn có thể chọn thêm các món ăn kèm hoặc các loại đồ uống khác nhau. Nếu khách mời đến từ nhiều vùng miền khác nhau, bạn nên chọn những món ăn trung hòa, dễ ăn để đảm bảo tất cả mọi người đều hài lòng. Ngoài ra, bạn cần chọn nhà cung cấp thực đơn chất lượng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Thuê đội ngũ chụp hình và quay phim
Đội ngũ chụp hình và quay phim sẽ ghi lại những khoảnh khắc đẹp nhất trong ngày cưới, vì vậy việc chọn đơn vị chuyên nghiệp là rất quan trọng. Bạn cần xem xét các dịch vụ cung cấp gói chụp hình, quay phim bao gồm cả hình ảnh tiệc cưới và video hậu trường.
Bạn có thể tham khảo portfolio của các studio hoặc nhiếp ảnh gia trước để đảm bảo phong cách và chất lượng hình ảnh phù hợp với mong muốn của bạn. Bạn cũng nên trao đổi chi tiết về lịch trình, địa điểm và những khoảnh khắc cần lưu ý để đảm bảo đội ngũ chụp hình không bỏ lỡ bất kỳ giây phút quan trọng nào.
Đặt dịch vụ giải trí (ban nhạc, DJ, MC)
Bạn cần xác định trước loại hình giải trí phù hợp với phong cách tiệc cưới, từ ban nhạc sống, DJ đến MC chuyên nghiệp. Để đảm bảo chất lượng, nên tham khảo các buổi biểu diễn trước đây của ban nhạc hoặc DJ và chọn những bản nhạc, thể loại âm nhạc phù hợp với cả sở thích của bạn và không gian tiệc.
MC sẽ là người dẫn dắt chương trình, kết nối các phần trong buổi lễ, vì vậy, hãy đảm bảo chọn một MC có khả năng giao tiếp tốt, linh hoạt và có kinh nghiệm trong việc điều hành các buổi tiệc cưới. Việc đặt dịch vụ sớm sẽ giúp bạn có thời gian trao đổi chi tiết về kịch bản và yêu cầu.
Thiết kế và gửi thiệp mời
Thiết kế và gửi thiệp mời là bước giúp thông báo chính thức về ngày cưới tới khách mời. Bạn cần chọn mẫu thiệp cưới phù hợp với chủ đề và phong cách buổi lễ. Màu sắc, hình ảnh và kiểu chữ trên thiệp cần hài hòa với tổng thể không gian cưới.
Sau khi thiết kế xong, kiểm tra lại các thông tin quan trọng như tên cô dâu, chú rể, địa điểm, thời gian diễn ra để tránh sai sót. Bạn nên gửi thiệp mời ít nhất 1-2 tháng trước ngày cưới để khách mời có thời gian sắp xếp lịch trình.
Đối với khách ở xa, bạn có thể gửi thiệp điện tử hoặc thông báo qua điện thoại, nhưng vẫn cần đảm bảo nội dung rõ ràng và trang trọng.
Lên kế hoạch tổ chức tiệc cưới
Lên kế hoạch chương trình tiệc cưới là bước quan trọng để đảm bảo buổi lễ diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Bạn cần phân chia thời gian hợp lý cho từng phần của buổi lễ như đón khách, lễ nghi, phần ăn uống, và phần giải trí.
Cần làm việc chặt chẽ với MC và đội ngũ tổ chức để lên kịch bản chi tiết, từ lời giới thiệu, màn xuất hiện của cô dâu chú rể, đến các hoạt động giao lưu và tiệc cưới.
Hãy xác định rõ thời lượng cho từng hoạt động và đảm bảo mọi người tham gia đều nắm được lịch trình để tránh lộn xộn hoặc trì hoãn.
Kiểm tra lại các dịch vụ và xác nhận lần cuối
Trước ngày cưới, hãy kiểm tra lại tất cả các dịch vụ đã đặt để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Bạn cần liên lạc với nhà cung cấp địa điểm, dịch vụ trang trí, ẩm thực, nhiếp ảnh, quay phim và ban nhạc, DJ để xác nhận lại các yêu cầu và thời gian diễn ra trước khi tổ chức tiệc cưới.
Hãy kiểm tra kỹ các hợp đồng và đảm bảo tất cả các khoản chi phí đều được thanh toán đầy đủ hoặc có cam kết thanh toán sau sự kiện. Đồng thời, bạn cũng nên có một buổi họp ngắn với MC và đội ngũ tổ chức để đảm bảo tất cả các thành viên đều hiểu rõ lịch trình và sẵn sàng cho ngày cưới.
Trên đây là quy trình tổ chức tiệc cưới chuyên nghiệp để bạn tham khảo. Có thể thấy, các cặp đôi sẽ cần chuẩn bị nhiều thứ cho ngày trọng đại của mình. Nhưng bạn có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị cũng như tiết kiệm công sức bằng cách thuê các dịch vụ tổ chức đám cưới trọn gói từ các đơn vị uy tín như ADD EVENT!
XEM THÊM
