Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp bạn kiểm soát mọi chi phí và doanh thu cũng như đo lường trước sự thành công hay thất bại của chương trình hay sự kiện. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn đến các bạn cách lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện chi tiết nhất năm 2024.
Những lý do nên lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là công cụ quan trọng giúp quản lý và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Bằng cách liệt kê chi tiết các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho từng khoản, bảng này cho phép các tổ chức dự kiến tổng chi phí cần thiết để thực hiện sự kiện một cách chính xác trong ngân sách.
Việc xây dựng một kế hoạch dự trù kinh phí càng trở nên cần thiết hơn khi giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể gặp phải những sai sót không đáng có, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của công ty trước khách hàng. Đồng thời, bảng dự trù kinh phí cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn các hành vi gian lận trong quá trình thu chi.
Vì vậy, việc lập và trình bày bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết để tránh thiếu sót và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch và ngân sách.
Hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, đòi hỏi bạn phải biết cách lập kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức chương trình. Dưới đây là một số hướng dẫn cách lập bảng dự trù kinh phí để tổ chức sự kiện.
Nghiên cứu Proposal sự kiện
Proposal là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức một sự kiện. Đây là nơi mà các ý tưởng, phong cách và quy mô của sự kiện được đề xuất và trình bày. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn có thể thu thập những thông tin cơ bản nhất về dự án, bao gồm cả các ước tính về toàn bộ chi phí.
Lập checklist những hạng mục cần chuẩn bị
Công việc tiếp theo của lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là việc liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện. Điều này giúp đảm bảo không có sự thiếu sót nào trong quá trình lập kế hoạch dự trù tổ chức sự kiện. Checklist này không chỉ đảm bảo tính toàn vẹn của một sự kiện mà còn hỗ trợ việc dự trù kinh phí một cách chính xác và đúng chuẩn hơn.
Cần tham khảo giá ở các bên cung cấp dịch vụ
Việc tham khảo giá từ các bên cung cấp dịch vụ là một bước quan trọng trong quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Điều này giúp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế mà doanh nghiệp sẽ phải chi trả. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể dự trù ngân sách một cách chính xác và hiệu quả.
Ngoài ra, việc tham khảo giá cũng giúp doanh nghiệp lựa chọn được các đối tác phù hợp nhất cho việc tổ chức các sự kiện như họp báo, ra mắt sản phẩm, hay các chương trình sự kiện khác. Bằng cách so sánh giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp có thể chọn lựa các đơn vị có mức giá phù hợp với ngân sách của mình mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
Dự trù kinh phí phát sinh
Mặc dù đã thực hiện việc liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, thực tế có thể xảy ra tình trạng chênh lệch giữa chi phí dự kiến và chi phí thực tế. Điều này là điều bình thường và do đó, doanh nghiệp cần tính toán các chi phí phát sinh để đối phó với các sai sót ngoài ý muốn.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các chi phí phát sinh có thể phát sinh từ nhiều nguồn khác nhau như thay đổi yêu cầu của khách hàng, cần thiết phải thực hiện các điều chỉnh hoặc bổ sung, hoặc các yếu tố bất ngờ khác. Thông thường, các chi phí phát sinh này có thể chiếm một phần nhỏ nhưng không thể bỏ qua và nó thường dao động từ khoảng 5 đến 10% của tổng dự trù chi phí dự kiến.
Hoàn thành bản dự trù kinh phí
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, người lập bảng cần nhập các số liệu đầy đủ vào các file Excel, Word hoặc các công cụ tương tự. Trong file này sẽ bao gồm đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bảng dự trù hoàn thiện này có thể được gửi cho khách hàng hoặc ban quản lý, lãnh đạo để đánh giá và phê duyệt.
=>>> xem thêm: xin phép tổ chức sự kiện thế nào ?
Lời kết
Trên đây là tất tần tật những thông tin hữu ích nhất liên quan đến bài viết bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết nhất năm 2024. Hy vọng bài viết trên mà chúng tôi chia sẻ, có thể giúp cho các bạn nắm được những điều bổ ích và cách lập bảng bảng dự trù kinh phí cho sự kiện của mình.
