Giấy phép tổ chức hội thảo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên một sự kiện hội thảo thành công, bởi giấy phép không chỉ là một yếu tố pháp lý mà còn là minh chứng cho tính chuyên nghiệp và uy tín của sự kiện. Trong bài viết này, ADD Event sẽ hướng dẫn các bạn các thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo chi tiết.
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo, sự kiện
Để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện hoặc hội thảo, các cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị các loại giấy tờ như sau:
- Xác nhận tư cách pháp lý
- Đối với doanh nghiệp: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Đối với tổ chức: Cần có bản sao giấy chứng nhận được thành lập.
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo.
- Tài liệu về nội dung sự kiện/hội thảo:
- Bản sao kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo.
- Tài liệu liên quan đến địa điểm tổ chức và ủy quyền (nếu có):
- Bản sao các giấy tờ có liên quan đến địa điểm tổ chức.
- giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị xin giấy phép tổ chức hội thảo.
Tùy theo từng lĩnh vực và cơ quan quản lý chuyên môn, hồ sơ có thể cần bổ sung thêm các giấy tờ phù hợp khác. Ví dụ:
Đối với sự kiện biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang (không có yếu tố nước ngoài):
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang (theo mẫu).
- Tài liệu về nội dung chương trình, danh sách đạo diễn, người biểu diễn nghệ thuật hoặc danh mục bộ sưu tập, mẫu phác thảo thiết kế.
- Bản nhạc/kịch bản của tác phẩm được công diễn lần đầu (nếu có), kèm bản dịch tiếng Việt và chứng nhận dịch thuật (nếu sử dụng ngôn ngữ nước ngoài).
- Bản sao quyết định thành lập của doanh nghiệp hay giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đối với sự kiện có yếu tố từ nước ngoài:
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép vào Việt Nam để biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
- giấy mời hoặc văn bản thỏa thuận với tổ chức nước ngoài về việc biểu diễn/trình diễn tại Việt Nam (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, kèm bản dịch tiếng Việt công chứng).
- Văn bản nhận xét của cơ quan ngoại giao Việt Nam tại nước sở tại (nếu cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn/trình diễn).
- Bản sao chứng thực Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (với ngành nghề kinh doanh hoạt động văn hóa nghệ thuật).
Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo, sự kiện
Để xin giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo, các bạn cần thực hiện các thủ tục sau:
Chuẩn bị đầy đủ thông tin theo hồ sơ quy định
Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo cần bao gồm các giấy tờ phù hợp với ngành và lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến. Hồ sơ này phải thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp giấy phép, bao gồm: nội dung hội thảo/sự kiện, thành phần tham gia, và nội dung các tài liệu liên quan đến sự kiện/hội thảo. Điều này đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện đều được xem xét và phê duyệt đúng quy trình, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền về cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Sau khi hoàn tất hồ sơ theo quy định, cơ quan hoặc đơn vị xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền qua các phương thức sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp qua đường bưu điện, nếu cơ quan có thẩm quyền chấp nhận phương thức này.
- Nộp qua mạng, nếu cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ phương thức này..
Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền về cấp giấy phép tổ chức sự kiện hội thảo
Cơ quan thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ về giấy phép tổ chức hội thảo
Sau khi nhận được hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện hoặc hội thảo, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét tính hợp lệ của hồ sơ trong một thời gian hợp lý, tùy thuộc vào từng lĩnh vực và từng trường hợp cụ thể. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc không đầy đủ, cơ quan thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản để cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ điều chỉnh, bổ sung.
Khi hồ sơ đã hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định và kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức và tiến hành cấp giấy phép tổ chức sự kiện hoặc hội thảo. Nếu không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Những trường hợp đặc biệt như cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu được duyệt chương trình hay lấy ý kiến từ các cơ quan ban ngành liên quan trước khi quyết định cấp hoặc không cấp giấy phép tổ chức hội thảo hoặc sự kiện.
Khi hồ sơ đã hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định nội dung hồ sơ trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và cấp giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu không cấp giấy phép, cơ quan thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ.
Trong một số trường hợp đặc biệt, là cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu phê duyệt chương trình trước khi quyết định cấp giấy phép, đặc biệt đối với các sự kiện phục vụ nhiệm vụ chính trị, lễ hội hoặc chương trình có thu tiền.
Cơ quan thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ tổ chức sự kiện hội
Lời kết
Với những thông tin hữu ích về bài viết thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo, sự kiện mà ADD Event chia sẻ. Mong rằng, các bạn thực hiện đúng quy định theo hướng dẫn trên. Chúc các bạn thành công!
