Giấy phép tổ chức sự kiện là thủ tục cơ bản nhất của một doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các sự kiện quan trọng như họp báo, lễ trao giải, thời trang…Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp mới chưa biết đến quy trình tổ chức sự kiện. Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ tất tần tật các quy trình xin cấp phép tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất năm 2024
Thế nào là giấy phép tổ chức sự kiện?
Mẫu đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là cơ sở pháp lý để đảm bảo rằng mọi chương trình diễn ra đều tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần phải xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi tổ chức bất kỳ chương trình nào.
Trong trường hợp sự kiện được tổ chức mà không có giấy phép, doanh nghiệp đó sẽ phải chịu các hình phạt theo quy định của pháp luật, bao gồm các biện pháp hành chính, phạt tiền hoặc thậm chí là khép kín hoạt động.
Quy trình để xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện
Muốn tổ chức một sự kiện hoành tráng giống với công ty tổ chức sự kiện ADD Event, yêu cầu phải xin cấp phép tổ chức sự kiện. Dưới đây là quy trình xin giấy phép các bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi tiến hành xin giấy phép tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết theo quy định. Điều này đảm bảo rằng hồ sơ được trình bày đầy đủ và chính xác, đáp ứng mọi yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị tổ chức sự kiện có thể sẽ nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc qua Internet, tùy thuộc vào quy định cụ thể của từng cơ quan. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của thông tin truyền đạt.
Bước 3: Chờ xét duyệt
Sau khi nộp hồ sơ, đơn vị tổ chức sự kiện cần chờ cơ quan thẩm quyền xem xét và duyệt hồ sơ. Thời gian xét duyệt có thể thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp của sự kiện và quy trình của cơ quan.
Bước 4: Nhận kết quả
Nếu hồ sơ được thông qua bước xét duyệt, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ nhận được kết quả chấp thuận từ cơ quan. Tuy nhiên, nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và đưa ra các hướng dẫn cần thiết để điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ.
Những loại hồ sơ khi xin giấy phép tổ chức 1 sự kiện
Muốn tổ chức sự kiên cần phải xin giấy phép, Dưới đây là một số hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo:
Hồ sơ xin giấy cấp phép tổ chức hội nghị và hội thảo
- Văn bản chứng nhận tư cách pháp lý: Đầu tiên, đơn vị tổ chức cần có công văn được chứng nhận với tư cách là pháp lý của cơ quan tổ chức hội thảo, hội nghị.
- Đơn xin giấy phép: Tiếp theo, đơn vị cần điền đầy đủ thông tin vào đơn xin giấy phép tổ chức sự kiện theo mẫu quy định của cơ quan chức năng.
- Bản sao các mẫu giấy từ nội dung sự kiện trình bày nội dung sự kiện hoặc kế hoạch, đề án tổ chức hội thảo.
- Bản sao các mẫu giấy tờ liên quan địa điểm được lựa chọn để tổ chức sự kiện.
=>> Xem thêm: to-chuc-su-kien
Hồ sơ để xin cấp giấy phép tổ chức họp báo
- Bước đầu tiên là việc chuẩn bị và nộp đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo quy định của cơ quan chức năng.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động.
- Các tài liệu bổ sung: Để hoàn thiện hồ sơ, cần cung cấp các tài liệu bổ sung như mô tả nội dung và mục đích của họp báo, giấy cấp phép biểu diễn (nếu có), và các thông tin liên quan khác.
- Thời gian cấp phép tổ chức sự kiện được cam kết là trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ, không tính ngày nghỉ.
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện chương trình ca nhạc
- Đơn xin cấp phép: Bắt đầu với việc nộp đơn xin cấp phép tổ chức chương trình ca nhạc theo quy định của cơ quan chức năng.
- Cần kèm theo bản sao giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, được công chứng từ cơ quan thẩm quyền, để chứng minh tính hợp pháp của hoạt động.
- Cung cấp hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình, kèm theo xác nhận của chủ sở hữu bên cho thuê, để xác định vị trí diễn ra sự kiện.
- Tổng hợp bản ghi lời bài hát có xuất hiện trong chương trình, đảm bảo tuân thủ quy định về bản quyền âm nhạc.
- Cung cấp giấy chứng nhận đăng ký bản quyền bài hát để bảo vệ quyền lợi của các tác giả và nhà sáng tác.
- Thời gian xử lý tổ chức sự kiện được cam kết là trong vòng 7 ngày.
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức buổi trình diễn thời trang
- Đơn xin cấp phép tổ chức buổi trình diễn thời trang đã được nộp.
- Danh sách nhà thiết kế và người mẫu tham dự đã được lập.
- Bản phác thảo các mẫu thiết kế trình diễn đã hoàn thiện.
- Hợp đồng thuê địa điểm diễn ra chương trình đã được ký kết và có xác nhận của chủ sở hữu bên cho thuê.
Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện sự kiện triển lãm tranh
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm tranh đã được đệ trình.
- Danh sách các tác phẩm và tác giả đã được biên soạn.
- Hợp đồng thuê địa điểm cho sự kiện đã được ký kết và có xác nhận từ chủ sở hữu.
- Mẫu giấy mời tham dự sự kiện đã được chuẩn bị.
Hồ sơ xin giấy phép tổ chức có yếu tố nước ngoài
- Công văn xin cấp phép tổ chức sự kiện đã được gửi.
- Đề án tổ chức chương trình đã được hoàn thiện.
- Ý kiến từ các cơ quan có liên quan đã được ghi nhận.
- Văn bản chấp thuận của đơn vị đăng cai tổ chức chương trình đã được nhận và lưu trữ.
=>>> xem thêm: Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Lời kết
Trên đây là toàn bộ quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất năm 2024 mà ADD Event chúng tôi chia sẻ. Mong rằng, những nội dung trên giúp các bạn nắm được một số quy trình xin giấy phép mình mong muốn
