Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện là chìa khóa vàng của sự thành công của chương trình. Đó là lý do vì sao bất kỳ ai muốn sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ, cũng phải thiết lập một kế hoạch sự kiện rõ ràng. Trong bài viết này ADD Event sẽ giới thiệu chi tiết mẫu kế hoạch sự kiện thành công. Hãy tham khảo nhé!
Vì sao phải thiết lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện
Một chương trình sự kiện diễn ra được gọi là thành công tốt đẹp sẽ phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố. Đó là lý do vì sao cần phải thiết lập một mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết nhất:
Chủ động trong vấn đề tổ chức sự kiện
Việc lập kế hoạch cho mỗi khía cạnh của sự kiện từ giai đoạn đầu sẽ định hình một lộ trình rõ ràng cho quá trình tổ chức. Bằng cách xác định và sắp xếp các nội dung cụ thể của chương trình theo trình tự logic, bạn có thể canh chỉnh thời gian sao cho phù hợp nhất với mỗi hoạt động. Để sự kiện diễn ra một cách trơn tru, không gặp phải những trục trặc về thời gian.
Quá trình tổ chức sự kiện thuận lợi
Mỗi sự kiện khi tổ chức đều mang một mục đích cũng như mục tiêu cụ thể. Sự thành công của sự kiện phụ thuộc lớn vào việc nội dung của chương trình được truyền đạt và hiểu rõ. Vì vậy, việc lập kế hoạch cho tất cả công việc đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó sẽ giúp bạn có hướng đi rõ ràng trong quá trình tổ chức sự kiện. Và khi toàn bộ đội ngũ làm việc hiểu rõ mục tiêu và thông điệp của sự kiện, họ sẽ tự tin hơn và chủ động nhiều hơn trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình.
Phòng tránh tất cả những rủi ro
Trước khi bắt tay vào lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, việc lập kế hoạch toàn bộ chương trình từ trước giúp tránh được các thiếu sót và tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ hơn. Một sự kiện khi có kế hoạch rõ ràng, từ nội dung đến phân công công việc, thường diễn ra sẽ huận lợi hơn và mang lại kết quả tốt hơn. Đặc biệt, trong kế hoạch thường có các phương án để dự phòng cho những tình huống không lường trước, nó giúp mọi người tự tin và chủ động hơn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.
Dễ dàng lựa chọn một công ty tổ chức chuyên nghiệp
Dựa vào mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện đã đề ra, việc lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. ADD Event vô cùng tự hào là một trong những đơn vị uy tín nhất ở khu vực miền Bắc trong lĩnh vực này. Với nhiều năm hoạt động, chúng tôi đã xây dựng được một danh tiếng vững chắc, được khách hàng tin tưởng. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi, với sự nhiệt tình, tận tâm, bản lĩnh, sẵn sàng đồng hành cùng bạn để mang đến những ý tưởng vô cùng độc đáo và lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết theo đúng yêu cầu của bạn.
Các yếu tố để xây dựng mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện
Để tổ chức sự kiện đúng với kế hoạch đề ra, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ cần phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố như mục đích, đối tượng, thời gian và địa điểm…để sự kiện đó được diễn ra thành công nhất:
Mục đích sự kiện
Khi chúng ta hiểu rõ mục đích, mục tiêu của sự kiện, chúng ta có thể phân bổ thời gian, và kinh phí và các tài nguyên khác một cách có hiệu quả nhất. Đảm bảo rằng mọi hoạt động trong sự kiện đều hướng đến mục tiêu cuối cùng và tạo ra ấn tượng mạnh mẽ đối với đối tượng mục tiêu
Đối tượng tham gia
Trước khi bắt tay vào lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, việc xác định rõ các đối tượng sẽ tham dự là một bước cực kỳ quan trọng. Đòi hỏi ban tổ chức phải hiểu rõ về những ai sẽ tham gia sự kiện và nhu cầu của khách mời là gì. Khi đã có cái nhìn tổng quan về đối tượng mục tiêu, việc tiếp cận được họ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Ngày nay, có nhiều phương tiện để tiếp cận với nhiều khách hàng nhiều tiềm năng và tạo ra sự chú ý, từ email, điện thoại cho đến các kênh truyền thông và xã hội. Khi bạn có các thông tin cụ thể về đối tượng sẽ tham dự, bạn sẽ dễ dàng xác định được loại hình sự kiện phù hợp nhất để tổ chức, từ đó tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và đạt được mục tiêu mong muốn của sự kiện.
Địa điểm tổ chức
Việc chọn địa điểm là một phần nhỏ của mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện,bởi địa điểm đó phải phù hợp với loại hình sự kiện cũng như đối tượng mục tiêu được mời tham dự. Số lượng các khách mời cũng là một yếu tố quan trọng khi quyết định địa điểm tổ chức.
Khi đã xác định được địa điểm, việc lập bảng kế hoạch cũng cần nêu rõ thông tin chi tiết về địa chỉ, cũng như cung cấp hướng dẫn cách di chuyển cho khách mời. Bên cạnh đó, thông tin về mức giá sẽ thuê và chi phí các dịch vụ cũng cần được đề cập để các bên tham gia có thể tính toán chi phí một cách chính xác.
Thời gian tổ chức
Thời gian là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện đảm bảo thành công. Để xác định được thời điểm phù hợp, cần xem xét tất cả các yếu tố như ngày trong tuần, tháng và năm, ngày lễ, các loại sự kiện, địa điểm hay yếu tố địa phương.
Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện thành công từ A – Z
Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, việc lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện chỉn chu luôn là điều quan trọng. Hãy cùng ADD Event tham khảo một bản mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và cụ thể dưới đây.
17h30 : Đón khách
- Lễ tân được phân công để đón khách tại sảnh, mặc đồng phục theo quy định
- Phát tài liệu thông tin về hội thảo
- Hướng dẫn khách mời vào khu vực check in, nhận thẻ tri ân.
- Hướng dẫn khách mời, đối tác chụp ảnh check in tại khu vực Backdrop
- Hướng dẫn khách mời vào khu vực ghế ngồi.
18h00: Chương trình văn nghệ
18h15: Chương trình hội thảo bắt đầu
- MC giới thiệu chương trình
- MC tuyên bố lý do
18h20: MC giới thiệu
- MC giới thiệu khách mời. Mời đại biểu lên khai mạc
18h25: Phát biểu khai mạc
- Đại diện công ty/doanh nghiệp lên khai mạc chương trình
18h30: Bài thuyết trình
- Diễn giả hoặc đại diện khách mời/doanh nghiệp
19h30: Tương tác với khán giả
- Đặt câu hỏi trao đổi
- Giải đáp thắc mắc
19h45: Chương trình tri ân
- Quay thưởng may mắn cho khách tham dự chương trình
20h00: Tặng quà lưu niệm
- Cảm ơn khách mời/diễn giả và tặng quà lưu niệm
20h10: Vào tiệc
- Văn nghệ đan xen
20h30: Bốc thăm trúng thưởng
- MC giới thiệu chương trình, mời khách mời lên sân khấu bốc mã số may mắn.
- Công bố mã số và trao thưởng cho cá nhân sở hữu
21h00: Tự do giao lưu
- Khách mời tự do giao lưu
21h15: Chụp hình lưu niệm
- MC mời đại biểu lên chụp ảnh
21h20: Kết thúc chương trình
- MC thông báo khách mời nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp và kết thúc chương trình.
=>>> xem thêm: mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết
Lời kết
Trên đây là tất tần tật những thông tin về mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện thành công từ A – Z mà ADD Event chia sẻ. Hy vọng, với những nội dung trên có thể giúp các bạn áp dụng vào việc thiết lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện thành công nhất.
