Quy trình tổ chức sự kiện đóng một vai trò rấtquan trọng đến sự thành công của chương trình, sự ăn ý giữa các khâu với nhau sẽ tạo ra sự hoàn hảo của sự kiện. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn những quy trình tổ chức 1 sự kiện mang tính chuyên nghiệp.
Tầm quan trọng của việc lên quy trình tổ chức sự kiện
Lập quy trình tổ một chức sự kiện không chỉ là một bước quan trọng mà còn là yếu tố then chốt quyết định đến thành công hay thất bại của chương trình. Do đó, quy trình này nên thực các bước sau:
- Xác định tiến trình tổng quan: Quy trình tổ chức giúp cho công ty, doanh nghiệp có cái nhìn rất tổng quan về toàn bộ quá trình, từ chuẩn bị đến triển khai.
- Phân công công việc: Quy trình tổ chức giúp mỗi cá nhân, bộ phận trong ban tổ chức hiểu rõ vị trí, trách nhiệm của mình trong từng giai đoạn của sự kiện.
- Dự phòng và xử lý rủi ro: Thiết lập quy trình tổ chức cũng giúp ban tổ chức nhận biết và đề xuất các phương án dự phòng để giảm thiểu tác động của các rủi ro có thể xảy ra. Như vấn đề về thời tiết, trang thiết bị, hoặc địa điểm tổ chức.
Quy trình để tổ chức một sự kiện mang tính chuyên nghiệp
Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện rất chuyên nghiệp mà các bạn có thể tham khảo:
Nghiên cứu các mục đích của một sự kiện
Trước khi bạn bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần thực hiện hoạt động nghiên cứu các mục đích của nó là điều rất quan trọng. Dưới đây là những thông tin rất cơ bản mà bạn cần lưu ý:
- Chủ đề hướng đến của chương trình: Mục tiêu của việc tổ chức các sự kiện cần phải được xác định rõ ràng và cần làm rõ ngay từ lúc đầu.
- Mục tiêu chính của sự kiện: Điểm đến sự kiện cần đạt được khi kết thúc, ví dụ là tăng các nhận thức cho thương hiệu, hay tăng doanh số của bộ phận bán hàng, cũng có thể là giao lưu và kết nối với những đối tác hay khách hàng quan trọng.
- Thông điệp chính của từng sự kiện: Mỗi một sự kiện đều cần có các thông điệp cụ thể, riêng biệt để được truyền đạt đến với khách mời cùng người tham gia.
- Đối tượng cùng số lượng các khách mời đến tham dự: Điều này sẽ quyết định về độ lớn, quy mô của các sự kiện cùng nhiều yếu tố khác nữa như địa điểm sẽ tổ chức và nội dung của chương trình.
- Thời gian dự kiến tổ chức: Việc xác định một thời điểm cụ thể, phù hợp sẽ đảm bảo chắc chắn sự tham gia vô cùng tích cực của các khách mời mục tiêu.
- Ngân sách cần lên dự kiến: Để đảm bảo cho ngân sách sẽ được phân bổ hợp lý nhằm đáp ứng tốt những yêu cầu cũng như mục tiêu của các sự kiện.
- Tính khác biệt của những sản phẩm hay dịch vụ đối so sánh với đối thủ: Cơ hội được trưng bày hay tôn vinh các đặc điểm vô cùng nổi bật của các sản phẩm hay dịch vụ so sánh với các sản phẩm, dịch vụ của đối thủ trên cùng thị trường.
Xây dựng các chủ đề chính
Quy trình tổ chức sự kiện có thành công hay ấn tượng không phụ thuộc nhiều vào ý tưởng độc đáo chính của bạn, là một nền tảng vững chắc để xây dựng cho toàn bộ cả chương trình. Ý tưởng này có thể xuất phát từ sự sáng tạo vô cùng tự nhiên hoặc yêu cầu phải rất cụ thể từ khách hàng. Trong cả quá trình bạn thu thập các ý tưởng, bạn cũng nên kết hợp cũng như phát triển từ các nguồn cảm hứng khác nhau như ý kiến của các đồng nghiệp, hay thông tin khảo sát từ thị trường, và cuộc sống thường ngày.
Mặc dù việc lựa chọn các ý tưởng thường sẽ hạn chế bởi các yêu cầu đến từ khách hàng và ngân sách, nhưng với sự sáng tạo sẵn có cũng như sự linh hoạt, bạn chắc chắn sẽ tạo ra nhiều ý tưởng vô cùng độc đáo, và sẽ phù hợp với các mục tiêu ban đầu của sự kiện.
Xây dựng một kịch hoàn hảo
Sau khi bạn đã lựa chọn được các ý tưởng, thì bước tiếp đến của một quy trình cho việc tổ chức sự kiện là thiết kế lên kịch bản để tổ chức sự kiện. Các bước tổ chức cụ thể bao gồm:
- Lựa chọn một địa điểm để thực hiện: Tùy thuộc các yêu cầu sự kiện cụ thể, bạn nên lựa chọn một trong nhiều lựa chọn khác nhau như nhà hàng lớn, khách sạn phù hợp, khu nghỉ dưỡng giá cả hợp lý, hay công viên, v.v.
- Xác định thời điểm tổ chức: Quyết định cụ thể thời gian cùng thời lượng tổ chức sự kiện giúp đảm bảo cho mọi khía cạnh của một chương trình sẽ được chuẩn bị vô cùng kỹ lưỡng.
- Xác định các chủ đề chính của chương trình: Đảm bảo các chủ đề của chương trình cần phản ánh được đúng những ý tưởng cùng như mục tiêu của các sự kiện.
- Xây dựng một kịch bản thật chi tiết: Bao gồm các nội dung của chương trình, và các hoạt động, hay trò chơi, và lên nhiều tiết mục văn nghệ phù hợp.
- Thiết kế các hình ảnh của chương trình: Bao gồm đầy đủ những yếu tố trang trí như phông bạt, hay backdrop, cùng standee, và màn hình, hay presenter, và đèn chiếu, video, logo, …
Lập kế hoạch để tổ chức sự kiện
Việc lên kế hoạch chi tiết tổ chức là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện ,bước này sẽ là việc phân chia kế hoạch để tổ chức sự kiện thành nhiều mục con thật chi tiết hơn, bao gồm: Nhân lực sẽ phục vụ cho sự kiện, thiết bị, các trang thiết bị được sử dụng trong một sự kiện, phương thức để vận chuyển, ngân sách dự kiến cho sự kiện, dự đoán cùng như kiểm soát các rủi ro.
Dàn dựng sự kiện
Trước khi một sự kiện được diễn ra, trong khoảng 1-2 ngày liền trước đó, công việc để dàn dựng cho sự kiện rất cần được chuẩn bị, thực hiện vô cùng cẩn thận. Mọi chi tiết đều cần kiểm tra và lên kế hoạch chuẩn bị thật kỹ lưỡng nhằm đảm bảo cho sự suôn sẻ của chương trình.
Thực hiện một chương trình
Khi chương trình chuẩn bị bắt đầu, chúng ta cần kiểm tra cũng như đánh giá xem toàn bộ quy trình của việc tổ chức sự kiện đã thực hiện theo kế hoạch và chính xác hay chưa. Trong khi chạy các chương trình, hoạt động để giám sát, và điều chỉnh nguồn nhân lực, cũng như xử lý tất cả vấn đề sẽ phát sinh là việc cần thiết nhằm đảm bảo cho sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ.
Kết thúc sự kiện
Sau khi một chương trình đi vào thời điểm kết thúc, một công việc quan trọng tiếp theo là việc thanh lý hợp đồng với các bên cung cấp những dịch vụ cũng như phải đánh giá hết toàn bộ quy trình đã tổ chức của sự kiện. Việc này sẽ giúp những người thực hiện chương trình sẽ rút ra các bài học cùng như kinh nghiệm vô cùng quý báu cho các sự kiện diễn ra trong tương lai.
=>>> xem thêm:Tổ chức sự kiện là gì?
Lời kết
Trên đây là những nội dung liên quan đến quy trình tổ chức sự kiện cần sự chuyên nghiệp mà chúng tôi chia sẻ. Mong rằng, với thông tin bổ ích này sẽ giúp các bạn hoàn thành sự kiện trọn vẹn.
