Tổ chức sự kiện cần những gì? là từ khóa được rất nhiều người tìm kiếm trên google trong những ngày qua. Để biết tổ chức sự kiện cần làm gì? Trong bài viết dưới đây ADD Event sẽ chia sẻ đến các bạn 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện, hãy theo dõi ngay nhé!
Tổ chức sự kiện cần những gì để thiết lập mục tiêu tổ chức?
Mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất khi bắt đầu tổ chức một sự kiện. Việc xác định mục tiêu sẽ định hình hướng đi của quá trình tổ chức, giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho sự sáng tạo trong việc lập kế hoạch. Trong phần này, việc đặt ra một mục tiêu tổng quan cùng với các mục tiêu cụ thể sẽ giúp quản lý và kiểm soát dễ dàng hơn.
Xác định các thành phần sẽ tham gia
Việc xác định cụ thể thành phần sẽ tham gia là câu trả lời quan trọng tổ chức sự kiện cần những gì? để điều chỉnh chương trình, và không gian, cùng bối cảnh một cách phù hợp tốt nhất. Với mỗi đối tượng khác nhau:
- Đối với khách hàng, và đối tác, không gian phải được thiết kế sang trọng giúp phản ánh đẳng cấp của doanh nghiệp.
- Sự kiện ra mắt, giới thiệu sản phẩm cần tập trung bố trí các chỗ ngồi để tối ưu hóa ánh nhìn của khách mời vào sản phẩm.
- Sự kiện riêng dành cho trẻ em yêu cầu không gian rộng rãi để có thể đáp ứng được tính tinh nghịch, màu sắc và sinh động có thể thu hút sự chú ý của tất cả các bé.
Tổ chức sự kiện cần những gì để xác định thời gian & địa điểm
Khi tổ chức sự kiện, ngoài mục tiêu, thời gian, địa điểm cũng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng. Để xác định chúng:
Về thời gian: Đối với các sự kiện đặc thù giống như khánh thành, ra mắt sản phẩm, cần phải cân nhắc thời gian phù hợp với tuổi, hay mệnh của người chủ trì. Các dịp lễ, ngày thành lập thường nên tổ chức vào ngày cuối tuần để thu hút sự tham gia của nhiều người nhất.
Về địa điểm: Chọn nơi phù hợp dựa trên tính chất của sự kiện, số lượng người tham gia và các dịch vụ cần thiết như phòng nghỉ, phòng ăn. Vị trí thuận lợi và dễ tìm, có đủ chỗ đậu xe là điều cần thiết khi lựa chọn địa điểm.
Lên ý tưởng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức sự kiện cần những gì?
Tạo ra một thông điệp thật gần gũi và được truyền tải một cách hiệu quả đến các khách mời đến tham dự sự kiện là một phần không thể thiếu.
- Chủ đề: Chủ đề cần được lựa chọn ngắn gọn, thật dễ hiểu và mang lại cảm giác vui vẻ, hứng khởi, phản ánh rõ ràng thông điệp mà sự kiện hướng tới.
- Concept cùng Key moment: Concept và key moment của sự kiện cần phản ánh chủ đề, hay mục đích cũng như thông điệp của tổ chức cần truyền tải. Các yếu tố này sẽ bao gồm dress code, ấn phẩm cần truyền thông, thiết kế không gian, phông nền, poster, và các chi tiết khác.
Đội ngũ triển khai
Đội ngũ nhân sự sẽ tham gia triển khai sự kiện là một trong những yêu cầu của câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì? Thành lập đội nhân sự sẽ triển khai sự kiện giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức, giảm chi phí cho nhân lực và giảm thiểu các thiếu sót có thể xảy ra. Để thực hiện một sự kiện theo quy trình như thông thường, cần có ba nhóm nhân sự chính:
- Nhóm lên ý tưởng cũng như kịch bản: Nhóm này đảm nhận vai trò lập kế hoạch và phụ trách triển khai các hoạt động truyền thông cho toàn bộ sự kiện.
- Nhóm hậu cần: Các bộ phận này xử lý toàn bộ các vấn đề sau sự kiện như thiết bị âm thanh – ánh sáng, hay ăn uống cùng nhân sự hậu cần khác.
- Nhóm giám sát cùng nhóm quản lý: Đội ngũ này điều phối cũng như giám sát toàn bộ tiến độ thực hiện công việc của các nhóm khác. Nhiệm vụ quan trọng của họ là quản lý các rủi ro và xử lý các thủ tục cùng các giấy tờ liên quan.
Tổ chức sự kiện cần dữ liệu gì để dự trù toàn bộ ngân sách
Dự toán cho kinh phí là một phần quan trọng của việc tổ chức sự kiện để đảm bảo thành công và tránh thâm hụt tài chính. Để xây dựng một dự toán thích hợp, người tổ chức sẽ cần xem xét các yếu tố như tổng chi phí dự kiến, các ngân sách hiện có và nguồn được tài trợ. Sau đó, việc lập bảng excel để kê khai toàn bộ các hạng mục chi tiêu sẽ giúp ước tính và điều chỉnh kinh phí một cách hiệu quả hơn.
Tổ chức sự kiện cần những gì để lập kế hoạch truyền thông
Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch truyền thông toàn diện trước và sau mỗi sự kiện để đảm bảo thông điệp được lan tỏa mạnh mẽ. Việc này bao gồm việc lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp với mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, đối với các sự kiện như khai trương hay ra mắt sản phẩm, sử dụng các kênh như báo chí, mạng xã hội, và poster sẽ hiệu quả.
Tổ chức sự kiện cần những gì để dự đoán các rủi ro và hướng giải quyết
Việc dự đoán và chuẩn bị cho các rủi ro khi tổ chức sự kiện là bước rất quan trọng không thể bỏ qua. Quản trị các rủi ro giúp đảm bảo linh hoạt và êm đẹp khi xử lý tất cả các tình huống phát sinh. Cách tiếp cận này bao gồm:
- Chuẩn bị sẵn máy phát điện có đủ công suất để xử lý toàn bộ tình trạng chập, và cháy điện.
- Cập nhật các dự báo về thời tiết và chuẩn bị các ô dù, và mái che cho ngày mưa.
- Dự đoán trước các rủi ro để xử lý nhanh chóng.
- Kiểm tra hạng mục trong sự kiện trước ít nhất 2 tiếng giúp đảm bảo không có hư hỏng hay thiếu sót.
- Gửi thiệp đến khách sớm để tránh vấn đề khi nhân sự có thể đến muộn.
Kịch bản để tổ chức sự kiện
Để biết tổ chức sự kiện cần những gì? thì lên kịch bản là một phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện, giúp kiểm soát cũng như phân chia các công việc một cách dễ dàng. Doanh nghiệp phải chuẩn bị ba loại kịch bản như sau:
- Kịch bản hướng tổng quan: Hiển thị timeline và nội dung cơ bản nhất của sự kiện.
- Kịch bản của dẫn chương trình: Đối với MC, cần trau chuốt toàn bộ ngôn từ và phải duyệt kỹ để tránh sai sót.
- Kịch bản về kỹ thuật: Dành cho toàn bộ đội ngũ kỹ thuật để điều chỉnh đồng bộ hệ thống âm thanh, và ánh sáng, sau đó là trình chiếu.
Quy trình của Tổ chức sự kiện cần những gì để xin giấy phép tổ chức
Một số loại sự kiện cần được phê duyệt bởi nhà nước ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức. Do đó, quản lý sự kiện cần xử lý toàn bộ giấy tờ cần thiết liên quan trước để tránh rủi ro bị yêu cầu phải hủy ngay trước giờ G.
Đánh giá sau sự kiện
Đánh giá hiệu quả sau sự kiện là câu trả lời tổ chức sự kiện cần những gì? đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp sẽ rút ra kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau:
- Thành công với kế hoạch đã lập.
- Hiệu quả của các chiến dịch cho truyền thông.
- Đánh giá quá trình vận hành cũng như tổ chức sự kiện.
- Sự hợp lý về ngân sách.
- Đánh giá doanh số sau các sự kiện nhằm đánh giá mức độ hiệu quả.
=>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện uy tín
Lời kết
Thông qua bài viết về tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện mà chúng tôi chia sẻ. Hy vọng, những thông tin trên có thể cung cấp cho các bạn những điều bổ ích trước khi thực hiện tổ chức 1 sự kiện.
