Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn được ưa chuộng bởi không gian rộng lớn và dễ dàng xây dựng concept sáng tạo. Tuy nhiên, sự kiện ngoài trời vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn những lưu ý khi tổ chức các sự kiện ngoài trời. Theo dõi ngay nhé!
Ngày giờ, địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời
Khi quyết định tổ chức các sự kiện ngoài trời, thời tiết trở thành yếu tố hàng đầu mà ban tổ chức phải cân nhắc. Lựa chọn đúng khung giờ và thời điểm phù hợp với thời tiết là chìa khóa để tạo ra một sự kiện xuất sắc. Một cơn mưa bất ngờ có thể làm cho sự kiện trở nên bối rối và khó khăn.
Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng là một vấn đề quan trọng mà ban tổ chức cần xem xét. Thường thì, các sự kiện ngoài trời thường được tổ chức tại các địa điểm như bãi biển, sân golf, công viên hoặc sân vận động. Để đảm bảo sự thuận tiện cho việc đi lại và đậu xe, địa điểm cần phải đáp ứng được các yêu cầu về số lượng khách mời và diện tích phù hợp với quy mô của sự kiện.
Các truyền thông đưa tin tổ chức sự kiện ngoài trời
Công tác truyền thông là một phần không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Để đảm bảo sự kiện của doanh nghiệp được nhiều người biết đến, có một số bước quan trọng mà bạn cần thực hiện:
- Tạo sự hợp tác với các đơn vị truyền thông báo chí để đảm bảo sự kiện được đưa tin rộng rãi. Sắp xếp khu vực riêng cho họ để họ có thể thu thập thông tin và đưa tin về sự kiện một cách chính xác và đầy đủ.
- Gửi thiệp hoặc email đến từng khách mời, cùng với việc in tờ rơi, băng rôn, hoặc poster quảng cáo để thông báo về sự kiện và thu hút sự quan tâm của họ.
- Sử dụng các trang mạng xã hội của doanh nghiệp để đăng bài thông tin về sự kiện, bao gồm thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm, và nội dung của sự kiện.
Thiết bị để tổ chức sự kiện ngoài trời
Sự khác biệt giữa tổ chức sự kiện trong hội trường và ngoài trời là không gian ngoài trời mang lại cảm giác thoải mái và tự do sáng tạo hơn. Tuy nhiên, một nhược điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời là thiếu sẵn các trang thiết bị âm thanh và ánh sáng. Do đó, để phát huy tối đa sự sáng tạo, ban tổ chức cần chuẩn bị các thiết bị sau:
- Vật liệu trang trí và đi thông tin lớn: Backdrop, standee, poster cần được in với kích cỡ lớn để thu hút sự chú ý và thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng.
- Hệ thống rào chắn và nhà bạt: Đảm bảo cung cấp không gian an toàn và phòng trường hợp mưa lớn bằng cách trang bị hệ thống rào chắn và nhà bạt có sức chứa lớn.
- Dàn âm thanh và đèn sân khấu lớn: Cần trang bị dàn âm thanh và đèn sân khấu lớn hơn để đảm bảo âm thanh và ánh sáng có thể truyền đi xa và đủ sức mạnh.
- Vật liệu trang trí đặc sắc: Đầu tư vào các vật liệu trang trí khác như trang trí bàn, bóng bay, hoa, để tạo nên không gian sự kiện độc đáo và ấn tượng.
Những thủ tục pháp lý cần có khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, việc hoàn thành các thủ tục pháp lý và giấy phép với cấp chính quyền là bước không thể thiếu. Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, bạn cần phải đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng đầy đủ.
Ngoài ra, các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng cần phải xem xét và hoàn thiện các chính sách bảo hiểm phù hợp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các chính sách bảo hiểm sẽ giúp bạn có hướng giải quyết một cách linh hoạt và hiệu quả trong trường hợp xấu nhất.
Kịch bản và kế hoạch cho tổ chức sự kiện ngoài trời
Để đảm bảo sự thành công, ban tổ chức cần xây dựng một kịch bản sự kiện độc đáo và chi tiết, đồng thời phân bố công việc một cách có tổ chức dựa trên kế hoạch tổ chức. Đồng thời, cần chú ý đến các điểm sau:
- Lồng ghép tiết mục văn nghệ và minigame: Để tránh tình trạng sự kiện trở nên nhàm chán, nên lồng ghép các tiết mục văn nghệ và minigame xuyên suốt chương trình, tạo điểm nhấn và tạo ra sự thú vị cho khán giả.
- Bài phát biểu của đại diện công ty: Đối với các sự kiện doanh nghiệp, việc có bài phát biểu của đại diện công ty là cực kỳ quan trọng để truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp và tạo sự gắn kết với khách hàng, đối tác.
- Chất lượng tiệc và thực đơn: Buổi tiệc và thực đơn trong sự kiện cũng đóng vai trò không thể phủ nhận. Ban tổ chức cần lựa chọn các dịch vụ tổ chức tiệc phải đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Đảm bảo an ninh cho sự kiện
Để đảm bảo cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời diễn ra một cách trơn tru và an toàn, việc bố trí đội ngũ y tế và an ninh trật tự là điều cần thiết. Đồng thời, các biện pháp sau cũng cần được thực hiện:
- Quan sát tổng thể sự kiện: Sử dụng flycam hoặc camera giám sát để quan sát tổng thể sự kiện và có thể phát hiện kịp thời những tình huống không mong muốn.
- Bố trí rào chắn: Xác định khu vực tổ chức sự kiện và bố trí rào chắn để kiểm soát lưu lượng người tham dự và đảm bảo an toàn cho mọi người.
- Tạo lối thoát hiểm: Đề phòng những tình huống khẩn cấp, cần phải có các lối thoát hiểm được bố trí một cách đúng đắn và rõ ràng để đảm bảo sự an toàn cho tất cả các khách tham dự sự kiện.
=>>> xem thêm: tổ chức lễ khởi công ngoài trời
Lời kết
Những lưu ý về tổ chức sự kiện ngoài trời mà chúng tôi đã tổng hợp trên đây đều vô cùng quan trọng và giá trị. Hy vọng, thông qua bài viết này có thể giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện một cách thành công và hiệu quả.
