Văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện là cơ sở quan trọng giúp định hình và thực hiện một sự kiện thành công. Từ việc đề xuất ý tưởng đến việc phân tích ngân sách và lên lịch trình, mỗi yếu tố trong văn bản này đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy cùng ADD Event khám phá chi tiết hơn ở bài viết dưới đây.
Quy trình lập mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện miễn phí
Nếu bạn còn đang phân vân không biết tổ chức sự kiện như thế nào, hãy tham khảo các bước lập văn bản kế hoạch để tổ chức sự kiện miễn phí dưới đây nhé!
Sáng tạo ý tưởng & chủ đề của sự kiện
Để tạo ra ý tưởng và chủ đề sáng tạo cho sự kiện, việc nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin là bước quan trọng nhất. Ý tưởng và chủ đề cần phản ánh:
- Mối liên kết với sản phẩm/thương hiệu
- Truyền đạt được thông điệp của từng sự kiện
- Sự độc đáo, sáng tạo (tránh nhầm lẫn với các sự kiện khác) và dễ nhớ (đặc biệt với slogan của chương trình, nên có vần điệu).
Xác định thời gian, địa điểm sự kiện
Mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện cần có thời gian và địa điểm cụ thể. Đầu tiên, bạn cần chọn một vài thời điểm phù hợp cho sự kiện. Tiếp theo, tìm kiếm địa điểm tổ chức và liên hệ với các nhà cung cấp để kiểm tra tình trạng đặt chỗ và các dịch vụ cung cấp. Phân tích và đánh giá các lựa chọn, sau đó chọn ra một ngày tổ chức và địa điểm phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.
Thiết lập kịch bản & timeline chương trình
Văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện chia thành ba phần: một phần tổng quát với nội dung chính và timeline cụ thể cho từng phần, kịch bản MC dẫn chương trình chi tiết và kịch bản âm thanh – ánh sáng – trình chiếu cho đội ngũ kỹ thuật.
Yếu tố kịch bản đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và tạo ấn tượng với khách mời. Khi xây dựng kịch bản tổng quát, cần trả lời các câu hỏi lựa chọn về nội dung và thời gian của từng phần.
Liệt kê các hạng mục trong văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Nếu chưa có kinh nghiệm, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện và “liệt kê các hạng mục sử dụng trong sự kiện” có thể là một thách thức lớn. Mỗi sự kiện bao gồm nhiều yếu tố như:
- Nhân sự: Gồm MC, nhân sự tiếp đón khách (PG), nhân sự biểu diễn (ca sĩ, nhóm múa), nhân sự hậu cần,…
- Thiết bị: Bàn ghế, nhà giàn, bộ cắt băng khai trương, ánh sáng, thiết bị âm thanh, màn chiếu, máy chiếu.
- Dịch vụ: Ăn uống, di chuyển, lưu trú.
Thiết kế các hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện
Thiết kế hình ảnh sự kiện bao gồm hình ảnh 2D và 3D của sân khấu, booth quảng cáo, cổng chào, địa điểm tổ chức chính, và các không gian chức năng. Các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện như backdrop, banner, standee, bandroll, thiệp mời, tờ rơi, voucher, phiếu bốc thăm, túi, áo, mũ, cờ, và quạt, đều phải được thiết kế dựa trên ý tưởng chủ đạo và concept của chương trình để đảm bảo sự đồng bộ và ấn tượng.
Lập kế hoạch truyền thông
Tùy theo tính chất của từng sự kiện, đầu tiên bạn cần xác định đối tượng truyền thông là nội bộ hay bên ngoài từ đó lựa chọn văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện truyền thông trước, sau hoặc cả hai.
Các phương thức truyền thông phổ biến hiện nay gồm: báo chí (viết bài PR), mạng xã hội (fanpage riêng cập nhật thông tin), truyền hình (bản tin thời sự, TVC quảng cáo), radio, và các hoạt động activation (roadshow, phát sản phẩm dùng thử, phù hợp với sự kiện khai trương hoặc ra mắt sản phẩm mới).
Phân công công việc
Để mỗi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, phía sau hậu trường luôn có một ekip chuyên môn từ nhân viên thiết kế, kỹ thuật, quản lý & điều hành, kế toán cho đến hậu cần. Tuy nhiên, nếu không phải là dân trong nghề, việc phân công công việc có thể gặp khó khăn. Và họ có thể lơ là công việc, không hoàn thành đúng hạn nếu không có sự đốc thúc, quản lý liên tục.
Chuẩn bị phương án dự phòng
Văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện không chỉ là công việc đòi hỏi sự sắp xếp tỉ mỉ mà còn là thách thức với rủi ro không ngờ. Để đối phó, cần phải có phương án dự phòng và tổng duyệt trước khi diễn ra. Ngay cả những chuyên gia cũng phải đối mặt với những vấn đề bất ngờ, nhưng kinh nghiệm và bình tĩnh giúp họ tìm ra giải pháp kịp thời.
Xác định tiêu chí đánh giá hiệu suất sự kiện
Để đánh giá hiệu quả của một sự kiện, cần dựa vào mục đích ban đầu như giới thiệu sản phẩm, truyền thông thương hiệu, hay tiếp cận khách hàng. Nếu không đạt được mục tiêu, cần phân tích nguyên nhân, có thể do tổ chức, kế hoạch truyền thông hoặc yếu tố khác. Ngược lại, nếu đã đạt được, vẫn cần tìm cách nâng cao hiệu quả. Việc đánh giá và phân tích kết quả sẽ giúp rút ra kinh nghiệm quý báu cho những sự kiện sau.
Dự trù chi phí
Dự trù ngân sách từ đầu mang lại nhiều lợi ích. Bạn có thể thiết lập một văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện mà không lo vượt quá ngân sách. Điều này giúp tránh tình trạng phải cắt giảm chi tiêu sau này. Bạn có thể thoải mái lập kế hoạch chi tiết, không cần phải lo lắng về việc giảm bớt chi phí. Điều này đặc biệt phù hợp cho những chương trình đòi hỏi chất lượng cao mà không quá quan trọng về vấn đề chi phí.
Mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Dưới đây là một số mẫu văn bản tổ chức sự kiện mà các bạn có thể tham khảo:
Mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương
10h – 10h30: Đội PG trong trang phục sexy (hoặc trang phục truyền thống của Đức) đón khách, hướng dẫn khách vào khu check in chụp ảnh lưu niệm.
10h30 – 10h40: Bắt đầu văn nghệ chào mừng.
10h45 – 10h50: Lễ cắt băng khai trương nhà hàng
10h50 – 11h00: Lễ treo biển nhà hàng
11h00 – 11h30: Dùng tiệc
11h30 – 12h15: Gameshow sân khấu, nhạc nhẹ.
12h15 – 12h30: Chụp ảnh lưu niệm, kết thúc chương trình
Mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện thành lập công ty
18h-18h30: Tiếp đón các thành viên, hướng dẫn vào khu vực tổ chức, ổn định chỗ ngồi.
18h30 – 18h40: Bắt đầu văn nghệ chào mừng
18h40 – 18h45: MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
18h45 – 18h50: Trình chiếu các video giới thiệu quá trình hình thành, phát triển của các doanh nghiệp
18h50 – 19h05: Lễ vinh danh những cá nhân có các tích cực cho công ty
19h05 – 19h10: Lãnh đạo công ty phát biểu & khai tiệc
19h10 – 19h15: Tiết mục biểu diễn
19h45 – 20h30: Gameshow sân khấu và tặng quà
20h30: Kết thúc, chụp ảnh tập thể
=>>> Xem thêm: http://văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Lời kết
Qua những chia sẻ của ADD Event về mẫu văn bản kế hoạch tổ chức sự kiện ở bài viết trên. Mong rằng, bạn sẽ rút ra kinh nghiệm viết kịch bản cho sự kiện của mình. Chúc bạn thành công!
