ADD EVENT – Tổ Chức Hội Nghị – Hội Thảo

Những yêu cầu khi tổ chức hội nghị – hội thảo

Tổ chức hội nghị- hội thảo thành công không phải là một chuyện đơn giản.

Để làm được điều đó cần phải làm tốt những công việc sau: Xác định rõ mục tiêu và đối tượng; lập một kế hoạch tổ chức chi tiết; tìm thuê được một địa điểm phù hợp, chuẩn bị và dự phòng những phát sinh trong quá trình tổ chức; kế hoạch khi kết thúc chương trình.

Ba giai đoạn triển khai tổ chức hội nghị – hội thảo của ADD Event

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người để tranh luận về những nội dung, chủ đề mà họ có chung sự quan tâm tại một địa điểm và thời gian đã định trước.

Nếu có được một kế hoạch tốt, tất nhiên chương trình hội nghị – hội thảo đã thành công một nửa rồi. Thành công còn lại sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức và kế hoạch kết thúc chương trình của bạn. Các giai đoạn để tổ chức một sự kiện Hội nghị – Hội thảo bao gồm:

Giai đoạn 1: Trước khi tổ chức hội nghị – hội thảo

1. Kinh phí tổ chức

Để tổ chức được một sự kiện Hội nghị – Hội thảo thành công thì kinh phí sẽ là một vấn đề vô cùng quan trọng. Kinh phí tổ chức sẽ quyết định đến sự kiện của bạn được tổ chức to hay nhỏ, hoành tráng hay đơn giản.

ADD Event sẽ tư vấn cho Quý khách hàng những gói tổ chức sự kiện phù hợp với yêu cầu cũng như kinh phí của khách hàng để đảm bảo sự kiện được diễn ra trọn vẹn và tiết kiệm chi phí một cách tối ưu nhất.

2. Người tham dự

Khi đã xác định được mục đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần mời những ai đến dự. Sau đó, lập danh sách. Cố gắng lập danh sách cụ thể nhất và để trống một vài vị trí phòng trường hợp có thay đổi.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Số lượng người bạn muốn mời đến dự hội thảo sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn cần.

Ngoài sức chứa vừa đủ, điều cần quan tâm là:

Trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không?
Nội quy của phòng họp hay quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không?
Mọi người có thể dễ dàng tìm thấy địa điểm này hay không?
Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo không?
Để khách hàng có một trải nghiệm tối ưu nhất khi đến với ADD Event, chúng tôi đã kết hợp với các địa điểm cho thuê phòng tổ chức hội thảo trên khắp các tỉnh thành để có thể hỗ trợ quý khách một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

4. Truyền thông về sự kiện

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ chức đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra. Tìm kiếm khách hàng và đối tác tiềm năng.

• Tùy thuộc vào quy mô của một buổi hội thảo, hội nghị, nhưng thông thường quá trình truyền thông này sẽ có những bước cơ bản như sau:
• Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà báo.
• Tạo thiệp mời cho khách mời
• Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
• Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.

Thông thường những vấn đề liên quan đến truyền thông sẽ ít được các công ty tổ chức hội nghị hội thảo quan tâm đến, nhưng khi các bạn đến với ADD Event sẽ có một kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện dành cho bạn. ADD không còn chỉ là một công ty tổ chức hội nghị hội thảo nữa mà là một giải pháp truyền thông dành cho bạn.

Giai đoạn 2: Tiến hành tổ chức

1. Nội dung chương trình hội thảo

Khi bạn đã xác định được mục tiêu là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung của cuộc hội thảo- hội nghị xoay quanh vấn đề gì. Điều bạn cần chú ý ở đây là xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề liên quan để cuộc hội thảo có thể diễn ra sôi nổi.

2. Các thiết bị phòng họp

Bạn hãy tận dụng tối đa những trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động nhất. Bạn yên tâm tại ADD Event– cho thuê phòng hội nghị luôn hỗ trợ đầy đủ các thiết bị phòng họp hiện đại nhất như: Màn LED, máy chiếu, màn chiếu FULL HD khổ lớn 1.9m x 3m.

3. Bữa ăn nhẹ giữa giờ( tea-break)

Nếu hội nghị kéo dài thì bạn nên chia nhỏ từng phần tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải tham dự trong thời gian quá dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ sẽ là thời gian cho bạn cũng như người đến dự giải lao và thư giãn.

4. Dự kiến thời gian chính xác của hội nghị

Việc đánh giá được thời gian diễn ra sự kiện và diễn ra trong bao lâu sẽ tăng hiệu quả của hội nghị. Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phần thuyết trình?

Nên nhớ rằng, cách tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng tiến độ và giảm thiểu yếu tố rủi ro không mong muốn xảy ra.

Giai đoạn 3: Sau khi hội nghị kết thúc

Sau khi kết thúc hội thảo, nên tạo một video khái quát lại một số vấn đề chính. Việc đánh giá lại buổi hội thảo cũng là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo, như: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu sót, điều gì đã được truyền tải đến khách hàng,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức tiếp.
Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình hội nghị sau.

Nếu bạn được tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội nghị- hội thảo chuyên nghiệp. ADD Event hẳn là lựa chọn tuyệt vời. Chúng tôi luôn tự hào là một trong những đơn vị tổ chức uy tín chất lượng, được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn hàng đầu.

Hãy nhanh tay liên hệ với đơn vị chúng tôi để được hỗ trợ một cách tối ưu.