Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng đến sự thành công của chương trình, sự ăn ý giữa các khâu với nhau sẽ tạo ra sự hoàn hảo của  sự kiện. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn những quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp.

Tầm quan trọng của việc lên quy trình tổ chức sự kiện

Lập quy trình tổ một chức sự kiện không chỉ là một bước quan trọng mà còn là yếu tố then chốt quyết định đến thành công hay thất bại của chương trình. Do đó, quy trình này nên thực các bước sau:

• Xác định tiến trình tổng quan: Quy trình tổ chức giúp cho công ty, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quá trình, từ chuẩn bị đến triển khai. 
• Phân công công việc: Quy trình tổ chức giúp mỗi cá nhân, bộ phận trong ban tổ chức hiểu rõ vị trí, trách nhiệm của mình trong từng giai đoạn của sự kiện. 
• Dự phòng và xử lý rủi ro: Thiết lập quy trình tổ chức cũng giúp ban tổ chức nhận biết và đề xuất các phương án dự phòng để giảm thiểu tác động của các rủi ro có thể xảy ra. Như vấn đề về thời tiết, trang thiết bị, hoặc địa điểm tổ chức. 

Quy trình để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp 

Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà các bạn có thể tham khảo:

Nghiên cứu mục đích của một sự kiện

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch cho một sự kiện, việc thực hiện hoạt động nghiên cứu về mục đích của nó là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là các thông tin cơ bản mà bạn cần lưu ý:

• Chủ đề chính của chương trình: Mục tiêu tổ chức sự kiện cần phải rõ ràng và được xác định từ ban đầu.
• Mục tiêu của sự kiện: Điểm đến mà sự kiện muốn đạt được sau khi kết thúc, có thể là tăng nhận thức thương hiệu, tăng doanh số bán hàng, hoặc giao lưu kết nối với đối tác và khách hàng.
• Thông điệp của sự kiện: Mỗi sự kiện cần có thông điệp riêng để truyền đạt đến khách mời và tham gia viên.
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự: Điều này quyết định về quy mô của sự kiện và các yếu tố khác như địa điểm tổ chức và nội dung chương trình.
• Thời gian tổ chức: Xác định thời điểm phù hợp để đảm bảo sự tham gia tích cực của đối tượng mục tiêu.
• Ngân sách dự kiến: Đảm bảo rằng ngân sách được phân bổ một cách hợp lý để đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của sự kiện.
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ: Cơ hội để trưng bày và tôn vinh những đặc điểm nổi bật của sản phẩm hoặc dịch vụ so với các đối thủ trên thị trường.

Xây dựng chủ đề chính

Quy trình tổ chức sự kiện thành công và ấn tượng phụ thuộc vào ý tưởng chính của nó, là nền tảng để xây dựng toàn bộ chương trình. Ý tưởng này có thể xuất phát từ sự sáng tạo tự nhiên hoặc yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Trong quá trình thu thập ý tưởng, bạn có thể kết hợp và phát triển từ các nguồn cảm hứng khác nhau như ý kiến đồng nghiệp, khảo sát thị trường, và cuộc sống hàng ngày.

Mặc dù việc chọn ý tưởng thường bị hạn chế bởi yêu cầu từ khách hàng và ngân sách, nhưng với sự sáng tạo và linh hoạt, bạn vẫn có thể tạo ra các ý tưởng độc đáo và phù hợp với mục tiêu của sự kiện.

Xây dựng một kịch hoàn hảo

Sau khi đã chọn được ý tưởng, bước tiếp theo của quy trình tổ chức sự kiện là thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện. Các bước cụ thể bao gồm:

• Lựa chọn địa điểm thực hiện: Tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của sự kiện, bạn có thể chọn từ nhiều lựa chọn như nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên, v.v.
• Xác định thời gian tổ chức: Quyết định thời gian và thời lượng của sự kiện để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của chương trình đều được chuẩn bị kỹ lưỡng.
• Xác định chủ đề chương trình: Đảm bảo rằng chủ đề chương trình phản ánh đúng ý tưởng và mục tiêu của sự kiện.
• Xây dựng kịch bản chi tiết: Bao gồm nội dung chương trình, các hoạt động, trò chơi, và các tiết mục văn nghệ.
• Thiết kế hình ảnh chương trình: Bao gồm các yếu tố trang trí như phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, v.v.

Lên kế hoạch tổ chức

Lên kế hoạch tổ chức là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện ,bước này là việc chia kế hoạch tổ chức sự kiện thành các mục con chi tiết hơn, bao gồm: Nhân lực phục vụ sự kiện, thiết bị và trang thiết bị sử dụng trong sự kiện, phương thức vận chuyển, ngân sách sự kiện, dự đoán và kiểm soát rủi ro.

Dàn dựng sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra, khoảng 1-2 ngày trước đó, việc dàn dựng sự kiện cần được thực hiện một cách cẩn thận. Mọi chi tiết cần phải được kiểm tra và chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự suôn sẻ cho chương trình.

Thực hiện chương trình

Khi chương trình bắt đầu, chúng ta cần kiểm tra và đánh giá xem các quy trình tổ chức sự kiện đã được thực hiện đúng đắn và chính xác hay không. Trong quá trình chạy chương trình, hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các vấn đề phát sinh là cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc, công việc tiếp theo đó là thanh lý hợp đồng cho các nhà cung cấp dịch vụ cũng như đánh giá lại quy trình tổ chức một sự kiện. Việc này giúp người làm chương trình rút ra bài học và kinh nghiệm quý báu cho những sự kiện sắp tới. 

=>>> xem thêm:Tổ chức sự kiện là gì?

Lời kết

Trên đây là những nội dung liên quan đến quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chúng tôi chia sẻ. Mong rằng, với thông tin bổ ích này sẽ giúp các bạn hoàn thành sự kiện trọn vẹn.