Các khái niệm cơ bản về nghề tổ chức sự kiện

Nghề tổ chức sự kiện là gì? tổ chức sự kiện sẽ làm những công việc gì? Đây là những câu hỏi thắc mắc của các bạn sinh viên tương lai. Để giải đáp những câu hỏi trên, trong bài viết này ADD Event sẽ giới thiệu đến các bạn các khái niệm cơ bản về ngành tổ chức sự kiện. Hãy cùng tham khảo nhé!

Nghề tổ chức sự kiện là gì?

Nghề tổ chức sự kiện, hay còn được biết đến với tên gọi quản lý sự kiện, không chỉ là một công việc mà còn là một nghệ thuật, một cách để các tổ chức giao tiếp hiệu quả với khách hàng thông qua các sự kiện đặc biệt. Việc này mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các nhà tổ chức, bao gồm sự ấn tượng và trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Tổ chức sự kiện có thể coi là ngòi châm sáng tạo, đánh thức tiềm năng và tạo ra cơ hội kinh doanh mới cho các tổ chức.

Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện không hề dễ dàng. Đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ việc nghiên cứu về thương hiệu, xác định đối tượng khách hàng, phát triển ý tưởng, lập ngân sách, đến việc chuẩn bị nhân sự và các thiết bị kỹ thuật cần thiết. Điều này còn đòi hỏi kiến thức sâu rộng về lĩnh vực mà sự kiện đang diễn ra, bất kể đó là về ô tô, bất động sản, nhà hàng hay các chủ đề khác. Mỗi chủ đề đều đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu và kỹ năng linh hoạt để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Những khó khăn gặp phải trong nghề tổ chức sự kiện

Trong ngành tổ chức sự kiện, ngòi châm của mỗi nhà tổ chức và doanh nghiệp không chỉ là sự sáng tạo, mà còn là khả năng đối mặt với những thách thức không ngờ. Một trong những khó khăn đầu tiên là “đến trước về sau”. Điều này đòi hỏi bạn phải là người đến sớm nhất để chuẩn bị và tổ chức mọi thứ, từ những chi tiết nhỏ nhất đến những khía cạnh lớn hơn, và sau đó bạn cũng phải ở lại để thu dọn và sắp xếp mọi thứ.

Ngoài ra, ngành tổ chức sự kiện còn đòi hỏi sức khỏe tốt và khả năng chịu đựng áp lực. Cùng với đó là sự cạnh tranh về ý tưởng, khi mỗi nhà tổ chức đều muốn tạo ra những sự kiện độc đáo và ấn tượng để thu hút sự chú ý của khán giả.

Nghề tổ chức sự kiện bao gồm những công việc gì?

Tổ chức sự kiện là một quy trình phức tạp bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, từ lập kế hoạch ban đầu đến việc thực hiện chi tiết và quản lý tổng thể. Dưới đây là một số lĩnh vực chính mà tổ chức sự kiện phải xử lý:

• Lập kế hoạch sự kiện: Đây là giai đoạn ban đầu và quan trọng nhất, bao gồm việc đưa ra các ý tưởng và lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Công việc trong giai đoạn này bao gồm quản lý ngân sách, lập lịch, tìm kiếm địa điểm phù hợp và thiết kế chiến lược quảng cáo và tiếp thị.
• Thiết kế sự kiện là một trong những công việc của nghề tổ chức sự kiện: Sau khi có kế hoạch, công việc tiếp theo là tạo ra các kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động như trang trí, đặt chỗ hay các hoạt động khác để tạo ra một sự kiện độc đáo và ấn tượng.
• Trang trí sự kiện: Trang trí sự kiện là việc tạo ra không gian sự kiện đẹp mắt và hấp dẫn. Điều này bao gồm thiết kế không gian sự kiện, trang trí nội thất, cải tạo không gian và phối hợp các vật dụng và hoa tươi để tạo ra không gian độc đáo.
• Quản lý sự kiện: Đây là quy trình quản lý toàn bộ của nghề tổ chức sự kiện, để sự kiện diễn ra thành công, việc quản lý đội ngũ nhân viên đến giao tiếp với khách hàng phải chuyên nghiệp..
• Quản lý kỹ thuật: Cung cấp các hệ thống âm thanh, ánh sáng và những video để tạo ra một trải nghiệm sự kiện tốt hơn cho khách hàng.
• Quản lý thực phẩm và đồ uống: Bao gồm lựa chọn thực đơn, cung cấp nhà bếp và phục vụ đồ uống cho khách hàng.
• Quản lý thông tin: Bao gồm thu thập, quản lý và phân phối thông tin về sự kiện cho các đối tác và khách hàng.

Các thuật ngữ thường dùng trong nghề tổ chức sự kiện

Trong ngành tổ chức sự kiện, có một loạt các thuật ngữ được sử dụng để mô tả các khía cạnh khác nhau của quá trình lập kế hoạch và triển khai sự kiện. Dưới đây là một số khái niệm được dùng phổ biến:

• Brief: Nghĩa là tài liệu được cung cấp bởi khách hàng, nó chứa các thông tin về yêu cầu, mục đích cũng như mục tiêu của sự kiện.
• Theme: Là chủ đề trong nghề tổ chức sự kiện, được chọn để tạo ra một trải nghiệm đầy thú vị cho khách hàng.
• AV: Là viết tắt của “Audio-Visual”, đề cập đến các kỹ thuật âm thanh, ánh sáng cũng như hình ảnh được sử dụng trong sự kiện.
• RSVP: Viết tắt của “Répondez s’il vous plaît”, nó có nghĩa là “Vui lòng đáp lại”. 
• Agenda: Là lịch trình chi tiết của sự kiện, bao gồm thời gian và hoạt động được lên kế hoạch.
• Floor plan: Bản vẽ bố trí chi tiết không gian của sự kiện.
• Run of Show: Là kịch bản chi tiết của sự kiện, bao gồm tất cả các hoạt động trong suốt sự kiện.
• Load-in và Load-out: Load-in là quá trình lắp đặt các trang thiết bị và cơ sở hạ tầng của sự kiện trước khi sự kiện diễn ra, trong khi Load-out là quá trình thu dọn cũng như tháo dỡ sau sự kiện.
• Breakout session: Là những phiên hội thảo hay các hoạt động nhỏ, được tổ chức cùng lúc với các hoạt động chính của sự kiện.
• Keynote speaker: Nghĩa là diễn giả chính của sự kiện, họ là một người có độ nổi tiếng và uy tín trong các lĩnh vực tương ứng, đặc biệt là trong nghề tổ chức sự kiện.

=>>> Xem thêm: những khái niệm cơ bản về tổ chức sự kiện

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin về các khái niệm cơ bản của nghề tổ chức sự kiện mà chúng tôi chia sẻ. Mong rằng, bài viết trên có thể giúp các bạn những điều bổ ích về ngành nghề này.