Tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện cần những gì? là từ khóa được rất nhiều người tìm kiếm trên google trong những ngày qua. Để biết tổ chức sự kiện cần làm gì? Trong bài viết dưới đây ADD Event sẽ chia sẻ đến các bạn 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện, hãy theo dõi ngay nhé!

Tổ chức sự kiện cần những gì để thiết lập mục tiêu tổ chức?

Mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất khi bắt đầu tổ chức một sự kiện. Việc xác định mục tiêu sẽ định hình hướng đi của quá trình tổ chức, giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho sự sáng tạo trong việc lập kế hoạch. Trong phần này, việc đặt ra một mục tiêu tổng quan cùng với các mục tiêu cụ thể sẽ giúp quản lý và kiểm soát dễ dàng hơn.

Xác định thành phần tham gia

Việc xác định thành phần tham gia là câu trả lời quan trọng tổ chức sự kiện cần những gì? để điều chỉnh không gian, bối cảnh và chương trình một cách phù hợp nhất. Với mỗi đối tượng khác nhau:

• Đối với khách hàng, đối tác, không gian cần được thiết kế sang trọng để phản ánh đẳng cấp của doanh nghiệp.
• Sự kiện ra mắt sản phẩm cần tập trung bố trí chỗ ngồi để tối ưu hóa ánh nhìn vào sản phẩm.
• Sự kiện dành cho trẻ nhỏ yêu cầu không gian tinh nghịch, màu mè và sinh động để thu hút sự chú ý của các bé.

Tổ chức sự kiện cần những gì để xác định thời gian & địa điểm

Khi tổ chức sự kiện, ngoài mục tiêu, thời gian và địa điểm cũng là những yếu tố cực kỳ quan trọng. Để xác định chúng:

Về thời gian: Đối với các sự kiện đặc thù như khánh thành, ra mắt sản phẩm, cần phải cân nhắc thời gian phù hợp với tuổi, mệnh của người chủ trì. Các dịp lễ, ngày thành lập thường nên tổ chức vào ngày cuối tuần để thu hút sự tham gia của nhiều người nhất.

Về địa điểm: Chọn nơi phù hợp dựa trên tính chất của sự kiện, số lượng người tham gia và các dịch vụ cần thiết như phòng nghỉ, phòng ăn. Vị trí thuận lợi và dễ tìm, có đủ chỗ đậu xe là điều cần thiết khi lựa chọn địa điểm.

Lên ý tưởng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức sự kiện cần những gì?

Tạo ra một thông điệp gần gũi và truyền tải một cách hiệu quả đến khách mời tham dự sự kiện là một phần không thể thiếu. 

• Chủ đề: Chủ đề cần được lựa chọn ngắn gọn, dễ hiểu và mang lại cảm giác vui vẻ, hứng khởi, phản ánh rõ ràng thông điệp của sự kiện.
• Concept và Key moment: Concept và key moment của sự kiện nên phản ánh chủ đề, mục đích và thông điệp mà tổ chức muốn truyền tải. Các yếu tố này bao gồm dress code, ấn phẩm truyền thông, thiết kế không gian, phông nền, poster, và các chi tiết khác.

Đội ngũ triển khai

Đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện là một trong những yêu cầu của câu hỏi tổ chức sự kiện cần những gì? Thành lập đội ngũ nhân sự triển khai sự kiện giúp tối ưu hóa quy trình tổ chức, giảm chi phí nhân lực và giảm thiểu những thiếu sót có thể xảy ra. Để thực hiện một sự kiện theo quy trình thông thường, cần có ba nhóm nhân sự chính:

• Nhóm lên ý tưởng và kịch bản: Nhóm này đảm nhận vai trò lập kế hoạch và triển khai các hoạt động truyền thông cho sự kiện.
• Nhóm hậu cần: Bộ phận này xử lý các vấn đề sau sự kiện như ăn uống, thiết bị âm thanh – ánh sáng, và nhân sự hậu cần khác.
• Nhóm giám sát và quản lý: Đội ngũ này điều phối và giám sát tiến độ công việc của các nhóm khác. Nhiệm vụ quan trọng của họ là quản lý rủi ro và xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan.

Tổ chức sự kiện cần những gì để dự trù ngân sách

Dự toán kinh phí là một phần quan trọng trong việc tổ chức sự kiện để đảm bảo thành công và tránh thâm hụt tài chính. Để xây dựng một dự toán thích hợp, người tổ chức cần xem xét các yếu tố như tổng kinh phí dự kiến, nguồn ngân sách hiện có và nguồn tài trợ. Sau đó, việc lập bảng excel để kê khai các hạng mục chi tiêu sẽ giúp ước tính và điều chỉnh kinh phí một cách hiệu quả hơn.

Tổ chức sự kiện cần những gì cho việc lập kế hoạch truyền thông

Doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch truyền thông toàn diện trước và sau mỗi sự kiện để đảm bảo thông điệp được lan tỏa mạnh mẽ. Việc này bao gồm việc lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp với mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, đối với các sự kiện như khai trương hay ra mắt sản phẩm, sử dụng các kênh như báo chí, mạng xã hội, và poster sẽ hiệu quả.

Tổ chức sự kiện cần những gì để dự đoán rủi ro và hướng giải quyết

Việc dự đoán và chuẩn bị cho các rủi ro khi tổ chức sự kiện là bước quan trọng không thể bỏ qua. Quản trị rủi ro giúp đảm bảo linh hoạt và êm đẹp khi xử lý mọi tình huống phát sinh. Cách tiếp cận này bao gồm:

• Chuẩn bị sẵn máy phát điện đủ công suất để xử lý các tình trạng chập, cháy điện.
• Cập nhật dự báo thời tiết và chuẩn bị ô dù, mái che cho ngày mưa.
• Dự đoán trước các rủi ro để xử lý nhanh chóng.
• Kiểm tra hạng mục sự kiện trước 2 tiếng để đảm bảo không có hư hỏng hoặc thiếu sót.
• Mời khách sớm để giải quyết vấn đề nhân sự đến muộn.

Kịch bản tổ chức sự kiện

Để biết tổ chức sự kiện cần những gì? thì lên kịch bản là một phần không thể thiếu khi tổ chức sự kiện, giúp kiểm soát và phân chia công việc một cách dễ dàng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ba loại kịch bản sau:

• Kịch bản tổng quan: Hiển thị timeline và nội dung cơ bản của sự kiện.
• Kịch bản dẫn chương trình: Đối với MC, cần trau chuốt ngôn từ và duyệt kỹ để tránh sai sót.
• Kịch bản kỹ thuật: Dành cho đội ngũ kỹ thuật để điều chỉnh hệ thống âm thanh, ánh sáng và trình chiếu.

Quy trình của Tổ chức sự kiện cần những gì để xin giấy phép tổ chức

Một số loại sự kiện cần được phê duyệt bởi nhà nước ít nhất 10 ngày trước khi tổ chức. Do đó, quản lý sự kiện cần xử lý các giấy tờ liên quan trước để tránh rủi ro bị yêu cầu hủy trước giờ G.

Đánh giá sau sự kiện

Đánh giá hiệu quả sau sự kiện là câu trả lời  tổ chức sự kiện cần những gì? đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp rút ra kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau:

• Thành công với kế hoạch đã lập.
• Hiệu quả của các chiến dịch truyền thông.
• Đánh giá quá trình vận hành cũng như tổ chức sự kiện.
• Sự hợp lý về ngân sách.
• Đánh giá doanh số sau sự kiện nhằm đánh giá mức độ hiệu quả.

=>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện uy tín

Lời kết

Thông qua bài viết về tổ chức sự kiện cần những gì? 11 công việc cần làm khi tổ chức sự kiện mà chúng tôi chia sẻ. Hy vọng, những thông tin trên có thể cung cấp cho các bạn những điều bổ ích trước khi thực hiện tổ chức 1 sự kiện.